برگزاری مناقصات نیازمند پیش شرطی هایی می باشد تا یک مناقصه اصولی با رعایت تمام قوانین و قواعد قانون برگزاری مناقصات منجر به تعیین مناقصه گر شود. ماده 9 قانون برگزاری مناقصات (ق.ب.م) درخصوص فرآیند آن مقرر می کند « فرآیند برگزاری مناقصات به ترتیب شامل مراحل ذیل است؛

تأمین منابع مالی

در این خصوص بند الف ماده 10 مقرر می کند « انجام معامله به هر طریق مشروط بر آن است که دستگاه های مناقصه گزار به نحو مقتضی نسبت به پیش بینی منابع مالی معامله در مدت قرارداد اطمینان حاصل و مراتب در اسناد مرتبط قید شده باشد». دلیل این امر آن است که مناقصه گزار بایست صفر تا صد آغاز و پایان منابع مالی انجام موضوع مناقصه را پیش بینی کند تا مناقصه گر براساس آن قیمت یا پیشنهاد مناسب ارائه دهد وگرنه ممکن است در میانه قرارداد اختلاف مالی میان طرفین مناقصه حادث گردد.

وجه دیگر پیش بینی منابع مالی، تعیین ضمان تأخیر انجام تعهد می باشد که در این صورت مناقصه گر ملزم است مطابق با برنامه زمانی پیش بینی شده اقدامات خواسته شده را انجام دهد.(تهیه و انتشار مطلب توسط مرجع حقوقی ایران)

تعیین نوع مناقصه

مناقصه با توجه به ویژگی ها و ماهیت انجام آن، به دسته بندی هایی تقسیم می شود. ماده 11 قانون برگزاری مناقصات، تقسیم بندی مناقصات را در قالب دیگری بیان نموده؛ بند الف ماده 11 در تعریف مناقصات با ماهیت ساده و حجم سرمایه گذاری اندک مقرر می کند:

« در معاملات کوچک، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمات یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ فاکتور مشخص و به تشخیص و مسئولیت خود، معامله را با تأمین کیفیت به کمترین بهای ممکن انجام دهد».

بند ب همان ماده نیز در تعریف مناقصات با حجم سرمایه گذاری متوسط مقرر می کند:

«در معاملات متوسط، کارپرداز یا مأمور خرید باید به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ سه فقره استعلام کتبی، با تأمین کیفیت مورد نظر، چنانچه بهای به دست آمده مورد تأیید مسئول واحد تدارکاتی یا مقام مسئول همتراز وی باشد، معامله را با عقد قرارداد یا اخذ فاکتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام کتبی ممکن نباشد با تأیید مسئول تدارکاتی یا مقام مسئول همتراز وی، به تعداد موجود کفایت می شود».

همان طور که از متن مقرره فوق پیداست، این قسم معاملات مشمول مناقصات دو مرحله ای می شود زیرا که نیازمند بررسی کم و کیف موضوع مناقصه و اخذ استعلامات کتبی می باشد. بند ج ماده 11 اعم مناقصات دولتی را در بر می گیرد که نیازمند حداقل تجربه کاری می باشد؛ « معاملات بزرگ، به یکی از طرق ذیل عمل می شود:

مرحله تهیه اسناد مناقصه

مطابق با ماده 14 قانون برگزاری مناقصات، اسناد مناقصات که می بایست به طور یکسان به همه داوطلبان شرکت در مناقصه تحویل داده شود، به شرح ذیل است:

مرحله ارزیابی کیفی مناقصه گران

وفق ماده 12 قانون برگزاری مناقصات، در ارزیابی کیفی مناقصه گران می بایست موارد ذیل لحاظ شوند

مرحله فراخوان برای مناقصه

مطابق با ماده 13 ق.ب.م مادامی که مناقصه گزار اطلاعیه شرکت در مناقصه را در جراید اطلاع رسانی می کند، چنین فراخوانی می بایست در برگیرنده موارد زیر باشد:

تشخیص تعدد فراخوان عمومی از دو تا سه نوبت در روزنامه های کثیرالانتشار بستگی به نظر مناقصه گزار دارد؛ و حتی ممکن است درخواست این را داشته باشد که از طریق رسانه های گروهی و رسانه های ارتباط جمعی فراخوان را منتشر کند (که عموما در مناقصات عمومی یا محدود چنین روشی اتخاذ می گردد).

مرحله ارزیابی پیشنهادها

نخستین مرحله در بررسی پیشنهاد ها و انتخاب برنده مناقصه، گشایش پیشنهادها می باشد. مطابق با ماده 18 ق.ب.م مراحل گشایش پیشنهادها به شرح ذیل می باشد:

در مناقصات دو مرحله ای که نیازمند مداقه و بررسی بیشتر بر ماهیت قرارداد است، مناقصه گزار موظف است براساس معیارها و روش های اعلام شده در اسناد مناقصه، ارزیابی کیفی و ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها را انجام داده و نتیجه را اعلام می نماید. نکته حائز اهمیت این است که ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها صرفا پیش از گشودن پاکت پیشنهاد قیمت مجاز است.

مرحله نهایی: تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد

آخرین مرحله ارزیابی مالی (پاکت ج) می باشد، که پس از گشودن پاکت های قیمت، مناسب ترین قیمت ارائه شده به عنوان برنده نخست اعلام می شود. مطابق با وفق ماده 21 ق.ب.م « قرارداد با برنده مناقصه باید پیش از پایان مدت اعتبار پیشنهادها منعقد شود، این مدت حداکثر برای یک بار و برابر مدت پیش بینی شده در اسناد مناقصه قابل تمدید است. چنانچه برنده اول از انعقاد قرارداد امتناع نماید و یا ضمانت انجام تعهدات را ارائه ننماید (مفاد پاکت الف)، تضمین مناقصه وی ضبط و قرارداد با برنده دوم منعقد می گردد».

(تهیه و انتشار مطلب توسط مرجع حقوقی ایران)