(اصلاحی 1380/11/08)- اداره ثبت اسناد و املاک دارای دفاتر زیر خواهد بود:

1. دفتر املاک
2. دفتر نماینده املاک
3. دفتر املاک توقیف شده
4. دفتر ثبت موقوفات
5. دفتر گواهی امضاء
6. دفتر سپرده ها
7. دفتر توزیع اظهارنامه ها
8. دفتر املاک مجهول المالک
9. دفتر ثبت شرکتها
10. دفتر اسناد رسمی
11. دفتر ثبت قنوات
12. دفتر آمار و ثبت اظهارنامه

تبصره (اصلاحی 1380/11/08)- دفتر املاک و دفتر ثبت قنوات در مرکز و کلیه شهرستانها یک نسخه خواهد بود و در موقع مقتضی با فراهم شدن امکانات از مندرجات دفاتر مزبور میکروفیلم و یا اسکن تهیه و به مرکز ارسال می‌گردد.

کلیه دفاتر نامبرده در ماده قبل باید مجلد بوده و به استثنای دفتر توزیع اظهارنامه و دفتر املاک مجهول المالک بقیه دفاتر باید تمام صفحات آن را در بدو امر دادستان شهرستان محل یا نماینده او شماره گذاشته و امضا کرده و به مهر دادسرا ممهور و مجموع عده صفحات را در صفحه اول و آخر دفتر با تمام حروف ذکر و قید نماید. (اصلاحی 1323)

(اصلاحی 1354/02/07)- برای ثبت املاک هر بخش یکدفتر املاک تخصیص و برای ثبت هر شماره مستقل مجموعاً سه صفحه و بجهه ثبت هر شماره از املاک مزروعی علاوه بر گنجایش مدار {مدارک} ثبت لااقل 3 صفحه سفید برای انتقالات بعدی آن منظور خواهد شد.

تبصره (الحاقی 1380/11/08)- در صورتی که یک دفتر املاک برای یک بخش کافی نباشد بنا به پیشنهاد مدیرکل ثبت استان و تصویب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بخش مذکور به دو یا چند ناحیه تقسیم و برای هر ناحیه یک دفتر املاک تخصیص می یابد. در این صورت هر ناحیه به نواحی دیگر محدود و حدفاصل آنها اعم از خیابان اصلی یا آثار طبیعی در صورتجلسه ای به امضا مدیرکل و رئیس ثبت محل قید می‌گردد.

(اصلاحی 1380/11/08)- دفاتر نامبرده در ماده یک مادام که صفحه سفید دارد مورد عمل و پس از اتمام آن مسئول دفتر باید تعداد شماره های ثبت را در آخر دفتر قید و بسته، امضا نماید.

در موقعی که اداره ثبت، قطعه یا بخشی را برای ثبت عمومی در نظر می گیرد باید پیش نویس آگهی ماده 9 قانون ثبت را تهیه و برای نمونه (امضا) و انتشار به اداره کل ثبت بفرستد و در ضمن این مدت بایستی وسایل مقدمات توزیع اظهارنامه را از انتشار آگهی ماده 10 در محل و تهیه پلاک از مرکز و غیره در نظر گرفته که در موقع مقرر بتواند نماینده در محل حاضر شده و تاخیری در کار پلاک کوبی و توزیع اظهارنامه نشود.

در قرا و قصبات خرده مالک، قبل از شروع به عملیات ثبت عمومی لازم است نماینده عمل به وسایل مقتضی از قبیل جار و غیره، مالکین را مطلع و با اطلاع کدخدا و ریش سفیدان، قریه را به بخشهای معینی که حدود طبیعی داشته باشد تقسیم و اسامی و سایر مشخصات مالک و ملک را درکتابچه یا صورت مجلس نوشته به نمونه (امضا) کدخدا و ریش سفیدان برساند و بعد به شماره گذاری و توزیع اظهارنامه شروع کند و نماینده مأمور توزیع اظهارنامه باید دقیقا مراقبت کند که اظهارنامه ها با صورت مجلس فوق الذکر کاملا تطبیق نموده و در صورت مزبور کلیه قطعات با مشخصات ومعروفیت آنها و اسامی مالکین که معرفی می شوند و حدود اربعه آن ذکر گردد و شماره و نوع املاک و اسامی مالکین در دفتر توزیع اظهارنامه نوشته شودو در روی اظهارنامه نیز که به مالکین و در صورت غیبت آنها به مستاجر یا کدخدای محل تسلیم و در دفتر توزیع اظهارنامه رسید داده می شود، شماره ملک و مشخصات آن یادداشت و به نمونه (امضا) نماینده مربوطه برسد.

در املاک شهری و مستغلات نیز پس از تعیین بخشی که مورد ثبت عمومی واقع می شود شماره گذاری و توزیع اظهارنامه طبق مواد بالا به استثنای (جار) و صورت مجلس که مخصوص املاک مزروعی خرده مالک است به عمل خواهد آمد.

در مستغلات برای هر ملک یک شماره و در املاک مزروعی نیز برای قرا و مزارع ششدانگی یک شماره اصلی منظور می شود و در صورتی که مزرعه مشتمل بر قطعات مفروز و اعیانی و غیره باشد برای هر قسمت یک شماره فرعی از همان شماره اصلی منظور خواهد شد.

چنانچه پس از شماره گذاری املاک هر قطعه یا بخشی معلوم شود که ملکی از قلم افتاده آخرین شماره آن بخش برای آن اختصاص داده می شودو اگر ملکی پس از شماره گذاری مفروزا به قطعاتی تقسیم شد برای هریک از قطعات شماره فرعی از همان شماره اصلی منظور خواهد شد مثلا از شماره 5 اصلی: 51 52 53

برای سرعت جریان باید قطعات ثبت عمومی، کوچک انتخاب شود.

در مورد کاروانسرا و امثال آن که دارای حجرات متعدده است در صورتی که متعلق به یک نفر یا مشاعا متعلق به اشخاص باشد یک شماره و در صورتی که حجرات مالک جداگانه داشته باشد برای هریک، شماره مستقلی منظور خواهد شد.

هر بخشی که به ثبت عمومی گذارده می شود قنوات آن بخش هم باید جزو سایر املاک برای ثبت عمومی منظور و آخرین نمره آن بخش به قنوات داده شود و در اظهارنامه و دفتر توزیع اظهارنامه و آگهی ها نیز شماره و اسم قنوات و مبدأ و مظهر آن قید شود. هرگاه قنات از متعلقات ملک است و جداگانه مورد معامله واقع نمی شود تابع اصل ملک بوده و شماره مستقلی لازم ندارد.

در موقع توزیع اظهارنامه در قرا مأمورین عمل به وسایل مقتضی در محل رسیدگی نموده پس از تشخیص این که اعیانی قریه متعلق به رعایا می باشد تعیین شماره فرعی نموده و از روی شماره ردیف در دفتر توزیع اظهارنامه وارد و به مالکین اعیانی اظهارنامه می دهد. به مالکین عرصه هم پس از تعیین سهام آنها اظهارنامه توزیع می نماید، سپس اظهارنامه های مالکین اعیانی و عرصه را جداگانه با اخذ حق الثبت از هریک از آنها تنظیم و قبول می نماید، در موقع تنظیم آگهی ابتدا عرصه و بعدا اعیانی به اسم مالکین آگهی می شود. در صورتی که اختلافی بین مالکین عرصه و اعیانی پیدا شود باید بدوا به مدارک و قبالجات و بنچاق مالکین اصل مزرعه و عرصه مراجعه شود. چنانچه مدارک مالکین عرصه حاکی است که اعیانی ها متعلق به آنان بوده و رعایا مدرکی برای مالکیت خود از طرف مالک یا مالکین فعلی یا قبلی ندارند درخواست ثبت را باید از مالک عرصه ده پذیرفته و رعایا معترض شناخته شوند و چنانچه مدارک مالکیت مالکین قرا و قصبات حکایتی از اعیانی ها ندارد یا رعایا مدارکی بر مالکیت خود دارند حق درخواست ثبت با رعایا است.

نسبت به درخواستهای ثبتی که قبلا شده و نسبت به اعیانی های آن که تشریفات این نظامنامه به عمل نیامده چنانچه در موقع تعیین حدود، مالکین عرصه اعیانی را برای رعایا گواهی نمایند یا قبلا به طور کلی گواهی کرده باشند باید برای اعیانی ها شماره فرعی منظور درخواست ثبت پذیرفته آگهی نمود.

در مورد املاکی که قبلا درخواست ثبت شده و تعیین حدود به عمل آمده و مالکین حق رعایا را نسبت به اعیانی با اسامی معین قید و گواهی نموده اند و آگهی هم شده است با دریافت حق الثبت و مخارج از صاحبان اعیانی و تعیین حدود آن می توان در دفتر املاک ثبت و سند مالکیت صادرنمود.

املاکی که در جریان ثبت عادی بدون قید حق اعیانی برای رعایا به ثبت رسیده و بعدا در ثبت عمومی رعایا اظهارنامه داده اند چون سابقا ملک ثبت شده و جریان ثبت عمومی موردی نداشته این قبیل پرونده ها باید برای رای مقتضی به هیات نظارت احاله شود.

در مورد املاک مشاع اگر بعضی (از) مالکین نسبت به اعیانی ها حق را گواهی کرده و بعضی گواهی نکرده اند نسبت به اعیانی از رعایا اظهارنامه پذیرفته شده و مالکین که حق مزبور را گواهی نکرده اند معترض شناخته می شوند.

(اصلاحی 1339/04/27)- در موقع توزیع اظهارنامه یک نفر ارزیاب با نماینده همراه خواهد بود که بهای املاک را تعیین و صورت آن را به اداره ثبت تسلیم نماید و نسبت باملاکی که قبلا درخواست ثبت شده و هنوز سند مالکیت صادر نشده در ضمن جریان توزیع اظهارنامه آن بلوک یا موقع صدور سند مالکیت بایستی ارزیابی شود و در صورت اختلاف راجع به ارزش ملک بین درخواست‌کننده و ارزیاب چنانچه ارزش ملک تعیینی ارزیاب کمتر از مبلغ نامبرده در اظهارنامه باشد همان مبلغ اظهار شده مالک مناط والا طبق ارزش تعیینی ارزیاب حق‌الثبت گرفته میشود و چنانچه مالک بارزیابی ارزیاب تسلیم نشود بهزینه خود او ارزیاب دیگری مرضی‌الطرفین یا بقید قرعه از بین سه نفر ارزیاب طرف اعتماد اداره تعیین و ارزیابی میشود.

ملاک ارزش رقبات موقوفه برای اخذ حق الثبت و هزینه مقدماتی ده برابر در آمد سالیانه موقوفه مورد تقاضای ثبت خواهد بود ونسبت به رقباتی که درآمد سالیانه ندارد و یا در آمد سالیانه آن رقبات متناسب استعداد ملک نمیباشد حق الثبت و هزینه مقدماتی بر مبنای ارزشی که ادارد[اداره] کل اوقاف در مرکز و ادارات اوقاف در شهرستانها از طریق کارشناسی برای موقوفه معین مینماید اخذ خواهد گردید

حق الثبت و هزینه مقدماتی در موارد مذکور باقساط مناسبی که هرسال با نظر اداره کل اوقاف و موافقت اداره ثبت در بودجه موقوفه منظور میگردد وصول خواهد شد ولی در هر حال تسلیم سند موکول به پرداخت کلیه اقساط و تصفیه حساب پرورنده ثبتی موقوفه میباشد.

تبصره 1 (الحاقی 1380/11/08)- چنانچه متقاضی ثبت قبل از ثبت ملک در دفتر املاک بخواهد معامله نماید در پاسخ پرسش نامه دفاتر اسناد رسمی برای معامله باید مبلغ وصولی حق الثبت تعیین و به دفترخانه اعلام شود تا مابه التفاوت بقایای ثبتی ملک را براساس قیمت منطقه بندی دریافت و به حساب مربوطه واریز نماید.

تبصره 2 (الحاقی 1380/11/08)- در مواردی که پس از ثبت و صدور سند مالکیت مالک برای گرفتن سند مالکیت به اداره ثبت مراجعه ننماید و در مقام معامله برآید طبق تبصره فوق رفتار شود.

(اصلاحی 1380/11/08)- هرگاه نسبت به قسمتی از ملکی به نحو مشاع و یا مفروز اظهارنامه پذیرفته شده نسبت به بقیه سهام بر خلاف اظهارنامه اولی اظهارنامه پذیرفته نخواهد شد در صورت توافق مالکین مطابق آن عمل می‌گردد و چنانچه قبلاً اظهارنامه هم به عنوان مشاع و هم مفروز پذیرفته شده صدور سند مالکیت موکول به رفع اختلاف در دادگاه است.

قلم خوردگی و کسر و اضافه کردن در مندرجات اظهارنامه ممنوع و اگر توضیحی لازم باشد باید صریحا ذکر شده و به نمونه (امضا) متصدی مربوطه (نماینده تنظیم اظهارنامه) و مستدعی ثبت برسد.

تخلف از مقررات این ماده موجب مسئولیت شدید خواهد بود.

اظهارنامه باید به نمونه (امضا) مستدعی ثبت یا وکیل یا جانشین قانونی او به اداره ثبت محل داده شود. هرگاه دهنده اظهارنامه نتواند نمونه (امضا) کند علامت انگشت خود را زیر اظهارنامه خواهد گذاشت و در صورتی که اظهارنامه توسط وکیل یا جانشین مستدعی ثبت داده شود باید وکالت نامه یا اوراق مربوطه ضمیمه شود.

(اصلاحی 1380/11/08)- اظهارنامه شامل نکات زیر خواهد بود:

1. نام و نام خانوادگی، شماره شناسنامه یا کد ملی و محل صدور آن و نام پدر و سمت دهنده اظهارنامه نسبت به ملک مورد درخواست و محل اقامت مستدعی ثبت.
2. تابعیت مستدعی ثبت.
3. نوع مال غیر منقولی که درخواست ثبت آن می‌شود با تعیین محل وقوع ملک (حوزه ثبتی، بخش یا روستا و شماره پلاک اعم از اصلی و فرعی)، حدود و مشخصات اجزاء و متعلقات آن و آدرس ملک (خیابان، کوچه، پلاک شهرداری) و محل اقامت متقاضی.
4. بهای ملک در تاریخ درخواست ثبت طبق قیمت منطقه بندی.
5. شرح حقوق عینی که برای اشخاص در آن ملک است با تعیین صاحبان حقوق و همچنین حقوق عینی که مستدعی ثبت در املاک مجاور دارد.

دهنده اظهارنامه باید اسناد و قبالجات و بنچاق ملک و مدارک راجعه به مالکیت و تصرف خود را به اداره ثبت ارایه دهد تا رونوشت یا خلاصه آن ضمیمه اظهارنامه و در پرونده عمل بایگانی شود و اگر دلیل مالکیت منحصر به تصرف است ادله و نشانیهای تصرف فعلی خود را کتبا به اداره ثبت تسلیم نماید و در هر حال درخواست کننده باید نحوه تصرف خود را که او را برای تقاضای ثبت مجاز می دارد معلوم کند.

(اصلاحی 1380/11/08)- پس از ارائه مدارک از طرف متقاضی ثبت و معرفی ملک باید نقشه آن توسط نقشه بردار ثبت ترسیم و صورتمجلس مبنی بر تصرف مالکانه مستدعی ثبت وسیله نماینده و نقشه بردار تهیه شود، در اظهارنامه میزان و مقدار املاک و اراضی مورد درخواست باید به دانگ و سهم قرار داده شود اصطلاحات محل از قبیل جام و فنجان و پیمان و غیره را بر حسب تحقیقات محلی با دانگ و سهم تطبیق بنمایند.

در هر موقع که اداره ثبت اجرای ثبت عمومی را در بخش معینی در نظر می گیرد باید لااقل پانزده روز قبل از انتشار آگهی مقرر در ماده 10 قانون ثبت به نماینده اوقاف آن محل اطلاع دهد تا نماینده مزبور به متولیان موقوفات عام المنفعه محل اخطار کند که در ظرف 30 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نامبرده در ماده 10 قانون ثبت نسبت به املاک موقوفه که در آن بخش واقع و تحت تصدی و تولیت آنها می باشد درخواست ثبت نمایند.

اظهارنامه اتباع خارجه و کنسولگری ها و سفارتخانه ها در برگهایی که برای این کار تخصیص داده شده تنظیم و یک نسخه در محل بایگانی و نسخه دیگر به اداره کل ثبت فرستاده می شود تا پس از صدور اجازه به جریان ثبت اقدام گردد.

(اصلاحی 1380/11/08)- اراضی که قبلاً جزء شوارع یا میدانهای عمومی بوده و همچنین انهار متروکه که بعداً تبدیل به ملک می‌شود از طرف مالک یا شهرداری یا مرجع ذیربط درخواست ثبت نسبت به آنها پذیرفته خواهد شد.

(اصلاحی 1380/11/08)- هر اظهارنامه و صورتمجلس تحدید حدود مختص یک پلاک است. هرگاه درخواست چندین شماره در یک بخش یا قطعاتی که در یک قریه و مزرعه واقع است و قبلاً در یک اظهارنامه پذیرفته شده باشد در موقع تحدید حدود برای هر شماره یک صورتمجلس تحدید حدود تنظیم شود.

تا وقتی که آگهی نوبتی نامبرده در ماده 11 قانون ثبت منتشر نشده اظهارنامه می توان پذیرفت.

در صلحهای محاباتی که برای مصالح حق فسخ قید شده درخواست ثبت از متصالح با قید حق فسخ برای مصالح پذیرفته می شود و مشمول ماده 33 قانون ثبت نیست. سند مالکیت این قبیل املاک با قید حق فسخ به نام متصالح صادر و پس از سقوط حق خیار، متصالح می تواند بدون ذکر حق فسخ سند مالکیت جدید بگیرد.

دسترنج رعیتی و حق اولویت و گاوبندی و غیره که در املاک معمول و بین رعایا خرید و فروش می شود از حقوق راجعه به عین املاک نبوده و قابل درخواست ثبت و اعتراض ثبت نیست و صدور سند مالکیت به نام مالک هم تغییری در وضع حقوق مزبور در هر جا که معمول است نمی دهد.

در صورتی که متولیان در ظرف مدت سی روز مقرر در ماده 25 این آیین نامه اقدام به درخواست ثبت ننمایند نماینده اوقاف محل درخواست ثبت خواهد کرد. لکن اگر تا انقضای مدت نامبرده در ماده 11 قانون ثبت متولی نیز درخواست ثبت کند درخواست اداره اوقاف بلاتعقیب گذارده خواهد شد.

نسبت به موقوفاتی که متولی خاص ندارد نماینده اوقاف محل مستقیما درخواست ثبت خواهد کرد.

نسبت به املاکی که به نفع عمومی حبس شده است متصدی امور حبس مکلف به درخواست ثبت است.

درخواست ثبت نسبت به موقوفات خاصه به عهده متولی و نسبت به املاک که به نفع اشخاص معینی حبس شده به عهده متصدی امور حبس است معذلک هر یک از موقوف علیهم و محبوس لهم نیز می توانند درخواست ثبت نمایند.

در مورد ثلث موبد و باقی، وصی مکلف به درخواست ثبت است.

طبق ماده 3 قانون اوقاف، املاکی که مورد نذر یا وصیت یا حبس شود به طور دایم یا مدتی که کمتر از هیجده سال نباشد و برای مصارف عامه تخصیص داده شده اداره اوقاف حق درخواست ثبت و اعتراض بر ثبت دارد و ادارات اوقاف باید مدارک وقفیت و تصرف وقف را ضمیمه اظهارنامه نمایند.

چنانچه گواهی رسمی اداره اوقاف بر موجود نبودن وجوهی بابت موقوفات مجهول المصرف و مبرات مطلقه ضمیمه درخواستنامه ثبت یا دادخواست اعتراض بر ثبت املاک مشمول ماده 29 قانون باشد بدون مطالبه حق الثبت و هزینه به جریان گذارده می شود.

در مورد درخواست ثبت املاک موقوفه و حبس ثلث در اظهارنامه عنوان درخواست کننده ثبت متصدی یا مدعی تولیت قید می شود.

(اصلاحی 1380/11/08)- کلیساها و معابد اقلیتهای دینی شناخته شده در قانون اساسی و کاروانسراهای عباسی و رباطها از حق الثبت معاف است. معافیت سایر سازمانها و ارگانها تابع مقررات خاص خود می‌باشد.

(اصلاحی 1380/11/08)- نسبت به املاکی که مالک خاص ندارد مانند طرق و شوارع و اراضی و جبال موات و مباحه نیزارها، بیشه ها، مراتع و جنگلها و قبرستانهای عمومی و بستر مسیلها و آب رودخانه ها و نهرهای منشعب از آنها و انهار طبیعی و هر مسیر طبیعی دیگر اعم از سطحی و زیرزمینی و چشمه سارها از افراد درخواست ثبت پذیرفته نخواهد شد.

(اصلاحی 1380/11/08)- نسبت به آب رودخانه ها و انهار طبیعی و چشمه سارها که ضمن درخواست ثبت ملک به عنوان حقابه معمول محل قبول تقاضای ثبت گردیده در موقع صدور سند مالکیت از ذکر حق مزبور خودداری نموده و به جای آن عبارت با حقابه از مقررات قانون توزیع عادلانه آب قید گردد.

هرگاه ششدانگ قنات یا چشمه متعلق به یک نفر است به منزله یک ملک محسوب و شماره مخصوص به آن داده می شود و اگر مالکین متعدددارد باید میزان سهام هریک از روی ساعت و گردش شبانه روز تعیین شود و درخواست ثبت هر سهم مستقلا پذیرفته خواهد شد و تمام قنات یا چشمه دارای یک شماره خواهد بود. اگر چشمه از روی ساعت تقسیم نشده و میزان آن مشخص نباشد اظهارنامه ثبت آب را فقط در ضمن درخواست ثبت ملک به عنوان حقابه مطابق معمول باید قبول کرد و در آگهی ها و سند مالکیت جمله (مطابق معمول محل) را قید نمود.

درخواست ثبت پاکنه هایی که از قنوات در املاک مورد درخواست ثبت موجود است بدون اجازه صاحب قنات پذیرفته نخواهد شد.

(اصلاحی 1377/09/07)- املاکی را که پس از پلاک‌کوبی و توزیع اظهارنامه و قبل از درخواست ثبت و آگهی به وسیله اصلاحات خراب میشود باید مالک یا شهرداری مراتب را باداره ثبت اطلاع دهد و همچنین اگر خود اداره ثبت اطلاع حاصل کرد بایستی پس از رسیدگی و معاینه محل باید مراتب را در دفتر توضیح اظهارنامه و پرونده مربوطه و اگر ملک ثبت شده است در ستون ملاحظات دفتر املاک هم قید کرده هرگاه قسمتی از ملک باقی بماند یا بشهرداری منتقل شود به همان شماره اصلی ملک که برای تمام ملک تعیین شده آگهی خواهد شد و چنانچه قبلا آگهی و تحدید شده حدود بقیه تعیین و در صورتی که در دفتر املاک ثبت شده با توضیح مراتب در ملاحظات دفتر املاک با حدود واقعی در زیر ثبت اولیه با بایگانی کردن سند مالکیت اولی سند مالکیت جدید صادر خواهد شد.و نیز هرگاه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاک ثبت شده و تبدیل حد به کوچه اصلاح سند مالکیت در حدی که قبلاً به ملک مجاور و فعلاً به کوچه محدود است تقاضا شود در صورتی که شهرداری عمومی بودن کوچه را اعم از بن‌بست یا غیر بن‌بست تایید نماید اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت توسط اداره ثبت مربوطه با رعایت حقوق مجاورین انجام خواهد شد.

املاک مشاعی که قبل از این بر طبق قانون سابق درخواست ثبت شده است نسبت به بقیه آن فقط در موقع ثبت عمومی بخش مربوطه درخواست ثبت پذیرفته خواهد شد.

اظهارنامه هایی که تا قبل از انتشار آگهی نامبرده در ماده 11 قانون ثبت به اداره تسلیم شود مشمول جریمه نخواهد بود. املاکی که به واسطه تاخیر درخواست در آگهی اولیه قید نشده در آگهی های شش ماهه که در ماده 12 قانون ثبت مقرر است آگهی خواهد شد.

متصدی تنظیم اظهارنامه باید مراقبت نماید که اسم و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و محل صدور آن و مقدار مورد درخواست و سهام مالکین و کلیه مطالب اظهارنامه صحیحا و صریحا نوشته شود که بعدا موجب اشتباه نگردد و هر نوع اشتباهی هم که در مطالب اظهارنامه روی دهد ومعلوم شود در اثر بی مراقبتی متصدی بوده موجب مسئولیت خواهد بود.

در قرا و قصباتی که به ثبت عمومی گذارده می شود نماینده توزیع اظهارنامه به امر مدیر ثبت مأمور تنظیم اظهارنامه ها نیز خواهد بود.

در موقعی که اظهارنامه ها عودت داده می شود وصول آن مرتبا با قید تاریخ در دفتر توزیع اظهارنامه قید شود.

پس از انتشار آگهی نوبتی نامبرده در ماده 11 شماره هایی که تمام یا قسمتی از آن مجهول المالک مانده باید فورا در دفتر املاک مجهول المالک وارد شده و اظهارنامه هایی که بعدا داده می شود در ستون مربوط به هر شش ماه یادداشت و مطابق آن در آگهی های نوبتی ششماهه آگهی شود و غفلت درانجام آن موجب مسئولیت خواهد بود.

مسئولیت تنظیم این دفتر باید رسما به عهده یک نفر از کارمندان گذارده شود که در صورت غفلت و از قلم افتادن شماره ملکی مورد مواخذه واقع شود.

(اصلاحی 1324)- آگهی های نوبتی و تعیین حدود را اداره ثبت در یکی از جرائد حوزه خود و یا در یکی از جرائد نزدیکترین حوزه خود و یا در یکی از جرائد مرکز منتشر مینماید.

آگهی های مربوطه به هر بخش باید در روزنامه معینی منتشر شود که در آخر هر سال برای سال بعد از طرف اداره کل ثبت تعیین شده و به اطلاع عموم خواهد رسید.

علاوه بر انتشار روزنامه یک نسخه از آگهی تعیین حدود در شهرها به هریک از املاک مورد تحدید الصاق و در دهات نیز چند نسخه از آگهی مزبور باید در محلهای عمومی قریه مورد تحدید و قرا مجاور به وسیله مأمورین ثبت الصاق و انتشار آگهی را کدخدایان محل گواهی نمایند.

(منسوخ 1380/11/08)- فقط آگهی نوبت اول املاک برای درج در مجله رسمی باید ارسال شود.

حقوق ارتفاقی در آگهیهای نوبتی ذکر نمی شود ولی باید در زیر آگهیها قید کرد که حقوق ارتفاقی در موقع تعیین حدود در صورت مجلس منظور می گردد، که اگر معترضی باشد مطابق مقررات در مدت سی روز از تاریخ تنظیم صورت مجلس دادخواست اعتراض بدهد.

در پیش نویس آگهیهای نوبتی باید مراقبت شود که کلمات روشن و خوانا بوده و در اسامی درخواست کنندگان ثبت و شماره و اسم املاک اشتباهی نشود و لازم است اولین نسخه آگهی چاپ شده قبلا در اداره ثبت با پیش نویس آگهی مطابقه شود و پس از غلط گیری به چاپ آن اقدام گردد.

روسای ثبت و مدیر مجله رسمی مستقیما مسئول صحت تنظیم و چاپ آگهیها می باشند. اولین نسخه آگهی که برای غلط گیری مقابله شده باید به نمونه (امضا) رییس ثبت محل برسد و پس از چاپ آگهی ها در پرونده اداره بایگانی شود.

آگهی هایی که باید طبق ماده 10 قانون ثبت در سی روز سه مرتبه منتشر شود انتشار آن در روز اول و پانزدهم و سی ام خواهد بود.

آگهی های درخواست ثبت املاک مجهول المالک در هر سال با رعایت قسمت اخیر ماده 11 قانون به طریق زیر باید منتشر شود:

1. درخواستهای ثبت قبول شده در فروردین و اردیبهشت و خرداد هر سال در اول مرداد همان سال.
2. درخواستهای ثبت قبول شده در تیر و مرداد و شهریور هر سال در اول آبان ماه همان سال.
3. درخواستهای ثبت قبول شده در مهر و آبان و آذر هر سال در اول بهمن همان سال.
4. درخواستهای ثبت قبول شده در دی و بهمن و اسفند هر سال در اول اردیبهشت سال بعد. (اصلاحی مصوب 1328.)

تبصره 1 - آگهی هایی که طبق دستور هیات نظارت باید تجدید شود ضمن آگهی های فوق در قسمت مخصوص با قید عنوان آگهیهای اصلاحی منتشرمی گردد.

تبصره 2 - هرگاه ملکی در موعد مقرر فوق آگهی نشده باشد باید در آگهی های سه ماهه بعدی منتشر گردد.

تبصره 3 - در مواردی که روز انتشار آگهی نوبت اول با تعطیل عمومی تصادف نماید باید نوبت اول آن آگهی بلافاصله روز بعد از تعطیل منتشر گردد و در این مورد مبدأ مدت واخواهی از همان روز انتشار اولین آگهی نوبتی خواهد بود.

در آگهی های نوبتی مفاد ماده 17 قانون ثبت نیز باید قید شود.

حتی الامکان برای هر ملکی نباید یک آگهی تحدید جداگانه تهیه کرد. املاکی که برای تحدید در نظر گرفته می شود باید به تعداد و با رعایت اهمیت ملک و استعداد نمایندگان لااقل برای ده الی بیست شماره از املاک شهری و اعیانی و قطعات مفروزه یک آگهی منتشر و متوالیا تحدید شود مگرآن که درخواست کننده ثبت در موقع تجدید تعیین حدود هزینه آگهی و فوق العاده و هزینه سفر نماینده را (در صورتی که لازم باشد) به وسیله اداره بپردازد و نسبت به املاک مزروعی با رعایت اهمیت آن باید یک یا چند روز وقت تحدید آن را قرار دهند.

در آگهی های تحدیدی نسبت به املاک مزروعی شماره های فرعی را نیز پس از شماره اصلی ملک می توان برای تعیین حدود قید و آگهی کرد.

پیش نویس آگهی موضوع ماده 9 قانون ثبت باید در 6 نسخه تهیه و برای نمونه (امضا) و انتشار به مرکز فرستاده شود.

آگهی های مذکوره در ماده 59 باید تا 15 روز قبل از انتشار به روزنامه هایی که برای انتشار آگهی تعیین شده رسیده باشد.

برای قنوات باید در آگهی و صورت مجلس مبدأ و مظهر قنات و حقوق ارتفاقی اشخاص قید گردد.

آگهی تحدیدی منتشر نخواهد شد مگر پس از نشر اولین آگهی نوبتی.

فاصله بین انتشار آگهی تحدیدی و روز تعیین حدود نباید کمتر از بیست و بیشتر از شصت روز باشد.

(اصلاحی 1380/11/08)- عملیات تحدید حدود با رعایت مواد 14 و 15 قانون ثبت توسط نماینده به اتفاق نقشه بردار ثبت انجام خواهد شد. املاک و اراضی که قبلاً بدون نقشه کامل تحدید حدود شده در صورتی که منجر به ثبت در دفتر املاک نگردیده باید نقشه ملک طبق صورتمجلس تحدیدی به طور صحیح ترسیم شود.

در صورتیکه مالک و نماینده او غایب باشد و ملک تحدید نشود باید مراتب در صورت مجلس ضمیمه قید و به نمونه (امضا) حاضرین برسد. نمایندگانی که برخلاف حقیقت به بهانه غیبت مالک از تحدید ملکی خودداری کرده یا عمل طبق ماده 15 ممکن بوده و اقدام نشده باشد به دادگاه اداری جلب خواهند شد.

(اصلاحی 1380/11/08)- درخواست کننده یا نماینده او حدود ملکی را که می خواهد ثبت کند به طور مشخص معرفی نموده و صاحبان املاک مجاور و دخالت کنندگان چنانچه ایراد و اعتراضی دارند بیان می نمایند.

مستدعی ثبت فقط ابنیه و اجزایی را می تواند در موقع تعیین حدود معرفی کند که داخل در حدود مندرجه در اظهارنامه باشد و نماینده عمل باید معرفی مالک یا نماینده او را وقتی معتبر بشناسد که تصرفات او در قسمت معرفی شده محرز باشد والا از تعیین حدود خودداری خواهد نمود.

(اصلاحی 1380/11/08)- صورتمجلس تحدید حدود باید حاوی مطالب زیر باشد و به امضا نماینده و نقشه بردار و کلیه حاضرین برسد:

1. تعیین روز و ماه و یا روزهائی که عملیات تحدید حدود در آن واقع شده.
2. نام و مشخصات محل اقامت اشخاصی که حضور داشته اند.
3. اشخاصی که اعتراض نموده اند.
4. ذکر حقوقی که دیگران در ملک مورد تحدید دارند و یا مورد تحدید در ملک دیگران دارد.
5. ذکر حدود و مشخصات با علامات و عده و نوع فواصل آنها و شماره های مجاورین.
6. ذکر عبارت آگهی تحدید حدود و شماره روزنامه ای که آگهی در آن درج شده و گواهی صحت انتشار آگهی و یا ذکر اشتباه در آگهی مزبور.

در صورت مجلس تحدید قلم زدن و کم و زیاد نمودن عبارات بکلی ممنوع است و اگر اصلاح و توضیحی لازم باشد در زیر صورت مجلس نوشته شده به نمونه (امضاء) حاضرین برسد و اگر بعضی از حاضرین نخواهند نمود (امضا) کنند این نکته در صورت مجلس قید میشود و کسانی که نمونه (امضاء) ندارند علامت انگشت خواهند گذاشت.

تبصره (الحاقی 1329/09/04)- در صورتی که تقاضای بازداشت منافع از طرف متعهد له نشده باشد از تاریخ بازداشت ببعد متعهد حق انتقال منافع را زائد بر یک سال نخواهد داشت.

(اصلاحی 1380/11/08)- باید به معترضین خاطرنشان شود که اعتراض خود را کتباً به اداره ثبت محل تسلیم نمایند و علاوه بر آن ظرف مدت یکماه از تاریخ تسلیم اعتراض به مرجع ثبتی، دادخواست به مرجع ذیصلاح قضایی تقدیم نمایند.

(اصلاحی 1354/07/17)- در موقع تحدید حدود املاک باید نقشه کامل ملک به وسیله نقشه بردار ثبت ترسیم شود و حدود و مشخصات ملک ب ذکر طول ابعاد و مساحت آن در صورت مجلس تحدید حدود قید گردد.

در صورتی که بتوان از روی حدود املاک مجاور حدود ملکی را تعیین نمود تجدید آگهی و اخذ دوبرابر حق الثبت مورد نخواهد داشت.

در مورد املاک مشاع که قسمتی از آن درخواست ثبت و قبلا تحدید شده چنانچه نسبت به بقیه درخواست ثبت شود تحدید مجدد لازم نیست و همچنین در مواردی که املاک مجاور ملک مورد درخواستی کلا تحدید شده باشد و درخواست کننده ثبت در اظهارنامه این موضوع را متذکر شود یا اداره مطلع گردد انتشار آگهی تحدیدی و عملیات تعیین حدود نسبت به آن ملک لازم نبوده و بر طبق حدود مجاورین به ثبت خواهد رسید.

در مواردی که ملکی قبلا تحدید شده، حدود مجاورین که بعدا تحدید می شود باید با آن تطبیق و تبعیت نماید.

مقیاس نقشه در دهکده ها پنج هزار یک و در قرا و قصبات ده هزار یک و در فاصله هایی که حد غیرطبیعی مستقیم باشد ممکن است با مقیاس بیست هزار یک نقشه ترسیم شود.

در اراضی بیاض غیر محصور که حد فاصل نداشته باشد باید در اطراف زمین به عمق نیم گز از طرف مالک پی حفر شود.

(اصلاحی 1380/11/08)- هرگاه در وسط ملکی اشخاص دیگری ملک داشته باشند نقشه قطعات مزبور هم ترسیم و در صورتمجلس تحدید حدود مراتب با ذکر موقعیت مکانی و حدود و مشخصات با طول اضلاع و مساحت تصریح خواهد شد.

نسبت به املاکی که در ثبت عادی تحدید شده و در ثبت عمومی آگهی نوبتی آن منتشر می شود باید در آگهی های تحدیدی برای آن ملک نیزوقت تحدید داد و روز مقرر نماینده در محل حاضر شده در زیر صورت مجلس سابق بنویسد که از این تاریخ تا مدت سی روز اعتراض برحدود و حقوق ارتفاقی پذیرفته می شود.

(اصلاحی 1380/11/08)- پس از تسلیم صورتمجلس تحدیدی مسئول اداره کتباً در زیر آن دستور ثبت در دفتر را می‌دهد.

(اصلاحی 1380/11/08)- نمایندگان محدد باید پس از خاتمه عملیات تحدیدی و ثبت صورتمجلس تعیین حدود صورتمجلس مزبور را با پرونده های مجاورین تطبیق نموده و پس از تکمیل آن پیش نویس سند مالکیت را تهیه و ضمیمه پرونده به شعبه بایگانی تسلیم نمایند. چنانچه معلوم شود که پرونده ناقص تحویل شده نماینده مسئول مورد تعقیب اداری واقع خواهد شد.

نصف هزینه و فوق العاده نمایندگان را می توان در موقع عزیمت برای عملیات تحدیدی به عنوان پیش پرداخت داد و پرداخت بقیه موکول به تکمیل و تحویل پرونده ها و گواهی مدیر بایگانی است.

(اصلاحی 1380/11/08)- در آگهی های نوبتی و تحدیدی قید می‌شود که اعتراض باید کتبی و مستقیماً به اداره ثبتی که آگهی را منتشر می کند تسلیم شود و معترض باید ظرف مدت یک ماه از تاریخ تسلیم اعتراض به مرجع ثبتی، دادخواست به مرجع ذیصلاح قضایی تقدیم نماید در غیر این صورت متقاضی ثبت یا نماینده قانونی وی می‌تواند به دادگاه مربوطه مراجعه و گواهی عدم تقدیم دادخواست را دریافت و به اداره ثبت تسلیم نماید. اداره ثبت بدون توجه به اعتراض عملیات ثبتی را با رعایت مقررات ادامه می دهد. مبداء اعتراض به اصل ملک، تاریخ انتشار روزنامه ایست که اولین آگهی نوبتی در آن درج شده است و ادارات ثبت باید مراقبت نمایند تاریخ انتشار آگهی که در زیر آگهی هم قید شده با تاریخ انتشار روزنامه مطابق باشد.

تبصره (الحاقی 1380/11/08)- دادگاهها در مورد دادخواستهای مربوط به اصل و حدود و حقوق املاک پس از احراز اینکه اعتراض در مواعد مقرر به اداره ثبت مربوطه تسلیم شده و داخل مدت می‌باشد به موضوع رسیدگی والا قرار مقتضی صادر می نماید.

قبل از انتشار آگهی نوبتی دادخواست اعتراض یا گواهی نامه جریان دعوا بین معترض و مستدعی ثبت پذیرفته نخواهد شد.

(منسوخ 1380/11/08)- دادخواست اعتراض اعم از اینکه رسیدگی بان در حدود صلاحیت صلحیه یا محقق ثبت یا بدایت یا دیوان محاکمات دارائی باشد کتبی خواهد بود و باید مطابق مقررات قانون اصول محاکمات حقوقی تنظیم و تمبر شود ولی ممکن است که در روی برگ‌های مخصوص دادخواست هم نوشته نشده باشد.

(اصلاحی 1380/11/08)- اعتراض اعم از اینکه در مدت قانونی داده شده باشد یا خارج از مدت باید گرفته و متصدی امر بلافاصله روی اظهارنامه ملک مورد اعتراض در مورد هر اعتراض مهری که کلمه اعتراض روی آن نقش شده باشد زده و با قید تاریخ رسید به دهنده آن داده شود و همچنین در مواردی که گواهی نامه جریان دعوا به اداره ثبت تسلیم می‌شود باید طبق این ماده عمل شود.

در رسید دادخواست اعتراض یا گواهی نامه جریان دعوا باید تاریخ رسید با تمام حروف قید شود.

(اصلاحی 1380/11/08)- در مورد گواهی نامه هائی نیز که مطابق ماده 86 داده شده باشد متصدی امر بلافاصله روی اظهارنامه ملک در مورد هر گواهی مهری که جمله تقدیم دادخواست روی آن نقش شده باشد زده و با قید تاریخ رسید به دهنده آن داده شود.

(اصلاحی 1380/11/08)- مسئول اداره ثبت نسبت به اعتراضهائی که خارج از مدت داده می‌شود نظر خود را در زیر برگ اعتراض نوشته و در نشست اداری طبق ماده 16 قانون ثبت مطرح می‌نماید تا تکلیف قطعی آن معین گردد.

(اصلاحی 1380/11/08)- در مورد گواهی‌نامه‌هایی نیز که مطابق ماده 17 قانون ثبت داده شده و به نظر اداره خارج از مدت می‌باشد مدلول مواد 89 و 90و 92 در آن قسمتی که راجع به گرفتن گواهی نامه و دادن رسید و مهر اعتراض مقرر است رعایت خواهد شد.

دادخواست هایی که از طرف دارایی بر ثبت املاک اشخاص یا از طرف اشخاص نسبت به مورد تقاضای دارایی تسلیم شود باید به وسیله دفتر اداره کل ثبت به دیوان محاکمات دارایی فرستاده شود.

(اصلاحی 1334/09/11)- در مواردی که پرونده‌های ثبتی املاک و یا دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از نظر رسیدگی مقامات صلاحیت‌دار قضایی دادگستری مورد احتیاج این مقامات باشد مدیر ثبت یا سر دفتر پرونده یا دفتر مورد احتیاج را به وسیله یکی از کارمندان بآنجا فرستاده و مقامات مذکور پس از اقدامی که برای حفظ آثار مورد نظر لازم است بلافاصله پرونده یا دفتر را به وسیله آورنده عودت میدهند مگر اینکه باقی بودن پرونده یا دفتر مزبور را ضروری تشخیص دهند و مطابق قانون چنین اجازه‌ای بمقام صلاحیتدار قضایی داده شده باشد که در این صورت میتواند بمسئولیت خود با تعیین مدتی که وجود پرونده یا دفتر لازم است پرونده یا دفتر را نگاهداشته و پس از رفع احتیاج فوراً باداره ثبت یا دفترخانه مربوطه اعاده دهند.

(منسوخ 1380/11/08)- اگر دادخواست در خارج از مدت به شعبه یا دایره ثبتی داده شده که در مقر دادگاه ابتدائی نیست رئیس شعبه یا دایره نظر خود را کتباً در زیر دادخواست نوشته و برای تعیین تکلیف باداره مرکزی ثبت که در آن حوزه واقع است میفرستد.

(اصلاحی 1380/11/08)- رئیس دادگاه با دعوت اداره ثبت در غیر ساعت اداری و در موقعی که با موافقت مسئول اداره ثبت معین می‌شود در اداره ثبت حاضر و در موضوع اعتراض های مذکور در ماده 92 و گواهی نامه مذکور در ماده 93 رسیدگی و زیر برگ اعتراض یا گواهی نامه کتباً اظهار نظر می‌نماید مسئول ثبت یا نماینده او نیز در این نشست حضور خواهد داشت.

(منسوخ 1380/11/08)- نسبت به سایر نواقص که ممکن است در دادخواست اعتراض نموده باشد اداره ثبت اظهارنظر نکرده و اجراء مقررات ماده 16 و 19 اصول محاکمات آزمایش به عهده محقق ثبت یا دادگاه مربوطه است.

اعتراضی که باید برای حفظ منافع وقف به عمل آید در مورد موقوفاتی که متولی خاص ندارد به عهده اداره اوقاف و در مورد موقوفات عام المنفعه که متولی خاصی دارد به عهده متولی یا ناظر یا اداره اوقاف است و در حبس عام المنفعه نیز اعتراضی که باید برای حفظ منافع حبس به عمل آید به عهده متصدی امور حبس است.

در موقوفات خاصه متولی و هریک از موقوف علیهم و در حبس به نفع اشخاص معین متصدی امور حبس و هریک از محبوس لهم می توانند برای حفظ منافع وقف یا حبس دادخواست اعتراض بدهند. حق مزبور را ناظر وقف نیز اگر باشد دارا می باشد و اعتراضی که باید برای حفظ منافع ثلث باقی داده شود به عهده وصی یا ناظر ثلث می باشد و در ثلث غیرباقی کسانی نیز حق اعتراض دارند که بعد از خروج ملک از حالت ثلث در آن ملک ذی حق می شوند.

در موردی که ملکی مورد اعتراض واقع شود اعم از این که مستدعی ثبت به اعتراض معترض تمکین کند یا در دادگاه محکوم شود معترض محکوم له، جانشین مستدعی شناخته شده و چنانچه مانع دیگری نباشد ملک طبق حکم نهایی دادگاه، ثبت خواهد گردید و محتاج به آگهی مجدد به نام معترض نخواهد بود.

در مواردی که قبل از اعتراض پس از خاتمه مدت قانونی مستدعی ثبتی بدون این که مطابق مقررات انتقالی واقع شود گواهی کند که تمام یا قسمتی از ملک مورد تقاضای او در موقع تقاضا متعلق به دیگری بوده آن مقدار از مورد تقاضای او خارج و مجددا از مالک واقعی آن تقاضای ثبت پذیرفته خواهد شد

پس از اتمام عملیات مقدماتی ثبت مسئول دفتر ثبت ملک را با مشخصات زیر در دفتر املاک وارد نموده و به نمونه (امضا) مدیر ثبت یاکارمندی که از طرف وزارت دادگستری برای نمونه (امضا) کردن دفتر و برگهای مالکیت مجاز است می رساند:

1. شماره ملک.
2. تاریخ ثبت ملک در دفتر املاک.
3. اسم و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و محل صدور آن و محل اقامت و تابعیت مالک.
4. نوع و مشخصات ملک و محل وقوع و اجزا و متعلقات آن.
5. حدود ملک.
6. بهای ملک.
7. حقوق عینیه که اشخاص در آن ملک دارند با اسامی صاحبان حقوق و همچنین حقوق ارتفاقیه که برای ملک مورد ثبت در املاک مجاور و یا برای املاک مجاور در ملک مورد ثبت موجود است.

در موقع انتقال تمام یا قسمتی از ملک ثبت شده و یا واگذاری حقی نسبت به عین ملک سند معامله در دفتر اسناد رسمی ثبت و خلاصه آن در دفتر املاک زیر ثبت ملک به طریق آتی ثبت می شود: (اصلاحی مصوب 1323 و 1324.)

1. در مورد انتقال قطعی تمام ملک باید خلاصه انتقال را مطابق معمول در زیر ثبت ملک ثبت و خروج آن را از ملکیت مالک اولی نیز با مرکب قرمز ودر ملاحظات دفتر املاک قید نمایند.
2. اگر انتقال راجع به قسمتی از ملک مفروز یا مشاعا باشد خروج آن را از ملکیت مالک اولی به نحوی که به منزله ذکر خلاصه معامله نیز محسوب شود با مرکب قرمز در زیر ثبت ملک یا در ستون ملاحظات به این شرح (یک دانگ مشاع یا دو دانگ مفروز یا دو هزار گز از ملک بالا را آقای مالک به موجب سند شماره.. .. به آقای.. .. منتقل کرده و در صفحه.. .. این دفتر یا دفتر متمم به شماره.. .. ثبت و از ملکیت مالک بالا خارج گردید.) قید و سپس مورد انتقال را اگر مشاع است به نحو ثبت املاک مشاعه و اگر مفروز است به طوری که ملک مستقل با تمام مشخصات و حدود و بها و حقوق در صفحه معینی از دفتر اصلی یا متمم ثبت و در ملاحظات ثبت آن یادداشت نمایند که اصل ملک در صفحه.. .. دفتر.. .. ثبت شده یا مورد ثبت از ملک شماره.. .. که درصفحه.. .. ثبت شده افراز شده است.
3. هرگاه نسبت به هریک از دو قسمت املاک بالا انتقالاتی به طور شرطی و رهنی یا قطعی واقع شود به وفق معمول سابق خلاصه آن را در زیر ثبت ملک ثبت و فسخ و فک را نیز در موقع خود در مقابل همان قسمت در ستون ملاحظات دفتر یادداشت نمایند و به همین طریق، خلاصه کلیه معاملات راجعه به عین ملک مزبور در دفتر املاک به ترتیب تاریخ، زیر یکدیگر ثبت خواهد شد.

در موارد بالا سردفتر خلاصه معامله را در برگ مخصوص که برای این کار تهیه شده نوشته و به دفتر املاک حوزه ثبت ملک ارسال می دارد. خلاصه مذکور علاوه بر امضای متعاملین باید به امضای سردفتر و نماینده ثبت (چنانچه نماینده داشته باشد) رسیده باشد.

مسئول دفتر املاک باید خلاصه مذکور فوق را فورا به طوری که در بالا مقرر است در زیر ثبت ملک قید نموده و به امضای مدیر ثبت برساند.

در موقع فسخ معاملات نیز باید سردفتر لاشه سند باطل شده و آگهی فسخ را به اداره ثبت بفرستد تا در ملاحظات دفتر املاک قید شود. متصدیان مربوطه ثبت املاک مکلفند پس از وصول خلاصه معامله از دفترخانه در ظرف 24 ساعت آن را در دفتر املاک ثبت نموده و در پرونده مربوطه بایگانی نمایند و چنانچه خلاصه معامله دارای نواقص باشد در ظرف همان مدت از دفترخانه مربوطه توضیحات لازمه (را) بخواهند. تسامح و تاخیر و یا غفلت در اجرای این دستور مستلزم تعقیب اداری و کیفر خواهد بود.

هرگاه معامله راجع باشد به انتقال قطعی تمام ملک ثبت شده سردفتر انتقال را در صفحات مخصوص به انتقالات سند مالکیت قید و امضا کرده و به منتقل الیه تسلیم می نماید و مادام که در صفحات انتقالات جا دارد سند مالکیت به نام منتقل الیه تجدید نخواهد شد.

در موردی نیز که معامله مربوط به واگذاری حق عینی نسبت به ملک باشد (مثل رهن و حقوق ارتفاقی) و یا راجع به انتقال تمام یا قسمتی از عین ملک باشد ولی با حق استرداد، سردفتر باید آن را در صفحات مخصوص به انتقالات سند مالکیت نوشته امضا نماید. در مورد عمری و رقبی و سکنی و مواردی که معامله راجع به انتقال سود ملکی برای بیش از 3 سال باشد مقررات بالا راجع به تنظیم خلاصه سند و فرستادن آن به اداره ثبت حوزه وقوع ملک و قید آن در زیر ثبت ملک در دفتر املاک و در سند مالکیت و بایگانی نمودن خلاصه معامله در پرونده باید مجری گردد.

در مواردی که معامله راجع به انتقال یک قسمت از ملک باشد خلاصه آن باید در صفحات مخصوص به انتقالات سند مالکیت قید و امضا گردیده و سند مزبور به ناقل مسترد گردد و در این صورت منتقل الیه می تواند به اداره ثبت حوزه وقوع ملک مراجعه کرده و برای خود سند مالکیت مستقلی بگیرد.

در موارد صلحهای محاباتی با حق خیار فسخ و یا استفاده از سود و غیره برای مصالح نسبت به املاک ثبت شده مطابق خلاصه معامله با قید حق خیار و سایر حقوق منظور شده به نام متصالح در دفتر ثبت، و سند مالکیت صادر می شود و در صورت فسخ از طرف مصالح و یا انقضای مدت خیار یا اسقاط حق مذکور مراتب در دفتر و در برگهای مالکیت قید می شود.

تبصره - حذف شده است. (با توجه به اصلاحی 8/11/1380 حذف شده است.)

ماده 104 مکرر - چنانچه پس از ثبت ملک در دفتر املاک مالک آن به موجب سند رسمی قراردادی نماید که بالنتیجه اعیان احداثی در آن ملک به ملکیت طرف قرارداد که مجاز در احداث اعیانی بوده، مستقر گردد خلاصه سند قرارداد او را باید در ستون انتقالات سند مالکیت و ذیل ثبت ملک قید نمود و مالک اعیانی پس از انجام عمل می تواند سند مالکیت آن را از اداره ثبت بخواهد. اداره ثبت وقت معاینه محل و تعیین حدود و حقوق ارتفاقی اعیانی را به مالک عرصه و مجاورین اخطار می نماید و در وقت مقرر صورت مجلس معاینه را تنظیم که هرگاه اختلافی نباشد با دریافت حق الثبت انتقال، سند مالکیت اعیانی را صادر خواهد نمود و در صورت بروز اختلاف و ارایه گواهی رجوع به دادگاه از تاریخ تنظیم صورت مجلس تا سی روز ازصدور سند مالکیت تا صدور حکم نهایی خودداری می شود. (الحاقی مصوب 1324)

در مورد انتقال ملک به ورثه باید بعد از احراز انحصار وراثت و سمت ورثه نسبت بمورث خلاصه مفاد و شماره گواهی نامه دادکاه [دادگاه] راجع بحصر وراثت در ملاحظات دفتر قید و در زیر ثبت اولیه ملک به نام وراث نسبت به سهام آن ها ثبت شود و چنانچه مالک پس از خاتمه جریان ثبتی و قبل از ثبت ملک در دفتر املاک فوت شود ملک را طبق مقررات به نام وراث با قید انتقال از مورث متوفی با داشتن گواهی حصر وراثت و توافق در سهم الارث ثبت نمایند و دیگر ثبت ملک مستقلاً به نام مورث لازم نخواهد بود.

تبصره 1 (الحاقی 1380/11/08)- هرگاه ورثه متوفی یا قائم مقام یا نماینده قانونی آنها تقاضای پرداخت بهاء ربع یا ثمن اعیانی زوجه متوفی را از اداره ثبت بنمایند مسئول ثبت محل کارشناس رسمی دادگستری را برای ارزیابی تعیین می کند تا کارشناس بهاء عادله اعیانی را با لحاظ ماده 947 قانون مدنی و سایر مقررات معین نماید ورثه می‌توانند بهاء مذکور را به حساب سپرده ادارات ثبت تودیع نمایند اداره ثبت بهاء تعیین شده ملک را به ذینفع ابلاغ واقعی می کند و چنانچه ذینفع فاقد نشانی باشد یا نشانی تعیین شده موافق با واقع نباشد مراتب در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار فقط یک مرتبه آگهی خواهد شد. در آگهی مزبور و همچنین در اخطاریه حسب مورد باید تصریح شود که ذینفع جهت اخذ سپرده مذکور به اداره مربوطه مراجعه نماید و در صورتی که مدعی تضییع حق باشد ظرف مدت یک ماه پس از رویت اخطار یا انتشار آگهی می‌تواند به دادگاه صالحه مراجعه و گواهی طرح دعوی را به اداره ثبت محل ارائه نماید.

تبصره 2 (الحاقی 1380/11/08)- هرگاه ظرف مدت مرقوم گواهی طرح دعوی تسلیم نشود اداره ثبت سند مالکیت ملک را بدون استثناء بهاء اعیانی صادر خواهد نمود و در صورت وصول گواهی طرح دعوی در مدت مزبور صدور سند مالکیت به شرح فوق موکول به صدور حکم نهایی است. هزینه ارزیابی و آگهی به عهده متقاضی است.

(اصلاحی 1380/11/08)- در مواردی که مطابق ماده 104 سند مالکیت جدید داده می‌شود بر اساس مقررات هزینه قانونی سند مالکیت جدید دریافت خواهد شد در صورتی که املاک بعد از ثبت در دفتر املاک به قطعات مفروزه یا آپارتمان تفکیک شود در صورت درخواست مالک یا مالکین اداره ثبت مطابق صورتمجلس تفکیکی یکی از قطعات را در زیر ثبت ملک و بقیه را در صفحه یا صفحات دفتر جاری یا دفتر متمم ثبت نموده و با ابطال سند مالکیت اولیه در مورد هریک از قطعات مفروزه یا آپارتمانها سند مالکیت تفکیکی و جداگانه صادر خواهد شد.

املاک موقوفه پس از ثبت در دفتر املاک در دفتر ثبت موقوفات نیز به ترتیب و در زیر یکدیگر ثبت خواهد شد و در دفتر مزبور احتیاج به گذاردن صفحات سفید نخواهد داشت. املاک مورد ثلث باقی نیز در دفتر مزبور به ثبت خواهد رسید.

نمونه (امضا) دفتر املاک باید با دست به عمل آید و نمونه (امضا) مهری ممنوع است.

املاکی که از جهت بنا مفروز و از حیث صحن و غیره مشاع است طبق ماده 3 در دفتر املاک برای هر سهمی 3 صفحه تخصیص داده می شود و انتقالات هر سهمی زیر ثبت همان قسمت ثبت و حدود و مشخصات و حقوق ارتفاقی قسمت مشاع را در زیر ثبت سهم اولی قید و در بقیه سهام وصفحات ذکر شماره صفحه اولیه کافی خواهد بود.

(اصلاحی 1380/11/08)- هرگاه ملک مشاع در نتیجه انتقالات به یک نفر منتقل شود در صورت تقاضای مالک در ملاحظات هر یک از صفحات ثبت مربوط به سهام مالکین مراتب ذکر می‌شود و انتقال مزبور در زیر ثبت آخرین سهم با رعایت مقررات بالا ثبت و اسناد مالکیت اولیه باطل و یک جلد سند مالکیت جدید صادر شود.

(اصلاحی 1324/07/17)- ثبت انتقالات قهری به نام ورثه در دفتر املاک مجانی است و حق‌الثبت به آنان تعلق نمی‌گیرد.

برای حقوق ارتفاقی که برای اشخاص در سند مالکیت غیرقید شده است صاحبان حقوق می توانند طبق ماده 124 و 125 قانون ثبت گواهینامه بگیرند.

(اصلاحی 1380/11/08)- برای هر شخصی از هر شماره ملک باید یک جلد سند مالکیت جداگانه صادر شود.

هرگاه ملک مشاع از طرف چند نفر درخواست ثبت شده و قبل از ثبت ملک به یک نفر منتقل شود با تذکر به اسامی متقاضیانی که ملک به نام آنها آگهی شده و انتقال داده اند به نام منتقل الیه در یکجا ثبت شده و سند مالکیت تمام ملک صادر می گردد.

در املاک مشاع برای هریک نسبت به سهم او یک سند مالکیت صادر خواهد شد.

در ثبت اعیانی املاک مزروعی برای هر شماره دو صفحه دفتر املاک کافی است و در صورتی که ارزش آن کمتر از هزار ریال باشد برگهای مخصوصی که تنظیم شده صادر می گردد.

تغییر در وضعیات املاک ثبت شده مستلزم تغییر سند مالکیت نیست مگر در مورد انتقال تمام یا قسمتی از آن که در این مورد سند تازه به نام منتقل الیه با ذکر مشخصات معامله صادر خواهد گردید.

در قسمت املاک مشاع که یک قسمت از آن در ثبت عادی بدون ذکر شماره املاک مجاور ثبت شده و برای بقیه در ثبت عمومی سند مالکیت صادر می شود بایستی شماره املاک مجاور در ثبت سهام اخیر قید و در ملاحظات ثبت سهم اولیه نیز تصریح شود و در صورتی که تمام سهام ملک مشاع بدون قید شماره املاک (مجاور) ثبت شده باشد در موقع انتقال و صدور سند مالکیت تازه بایستی شماره املاک مجاورین قید گردد و همچنین نسبت به هر ملکی که در ثبت عادی سند آن صادر شده است.

املاک مشاعی که سهام مالکین یک قسمت از آن توأما در یکجا ثبت و سند مالکیت صادر شده و بقیه سهام در ثبت عمومی سند مالکیت صادر می شود قسمت ثبت شده به حالت اول باقی ولی برای سهم هریک از شرکای بعدی سه صفحه سفید تخصیص و در ملاحظات ثبت هر یک از سهام شماره صفحات ثبت سایر سهام ذکر می شود.

(اصلاحی 1380/11/08)- در مواردی که مالک به علت از بین رفتن یا گم شدن سند مالکیت تقاضای صدور المثنای سند مالکیت می‌نماید بایستی طریق از بین رفتن یا گم شدن سند را کتباً به اداره ثبت محل اعلام و استشهادیه ای (که نمونه آن را سازمان ثبت اسناد و املاک کشور چاپ نموده و دو برگ برای تنظیم و تکمیل به درخواست کننده داده می‌شود)، مبنی بر شهادت و اظهار اطلاع حداقل سه نفر که هویت و امضا آنها به گواهی یکنفر از شهود مذکور رسیده و هویت و امضا نامبرده به گواهی نیروی انتظامی محل یا یکی از دفاتر اسناد رسمی رسیده باشد ضمیمه نماید. اداره ثبت پس از وصول درخواست نامه و برگ استشهاد باید نخست آن را ثبت و در دفتر املاک منعکس کند و سپس مراتب را طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی اعلام کند و در محل هائیکه از رایانه استفاده می‌شود صدور بخشنامه مزبور ضرورت نداشته و بایستی موضوع را به متصدی رایانه ابلاغ نمایند و پس از آن به هزینه درخواست کننده مراتب را یک نوبت در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا یکی از روزنامه هائی که آگهی های ثبتی در آن درج می‌شود آگهی کند. در صورتی که تا ده روز از تاریخ انتشار آگهی اعتراضی نرسیده یا در صورت اعتراض اصل سند مالکیت یا سند معامله ارائه نشده باشد اداره ثبت اقدام به صدور المثنی سند مالکیت خواهد نمود و در مواردی هم که مندرجات صفحه یا صفحات سند مالکیت مفقود گردیده می‌بایست المثنی صادر گردد.

سند مالکیت المثنی حاوی کلیه مندرجات سند مفقودی است.

(ذکر اسناد شرطی و رهنی که فسخ و یا فک شده ضرورتی ندارد.)

در آگهی که در روزنامه منتشر می‌شود باید مطالب زیر قید شود:

1. نام و نام خانوادگی مالک.
2. شماره پلاک و بخش و محل وقوع ملک.
3. خلاصه ادعای از بین رفتن یا گم شدن سند مالکیت.
4. معاملاتی که به حکایت سوابق ثبتی و اظهار مالک مستند به سند رسمی در سند مالکیت نوشته شده است.
5. تذکر به اینکه هرکس نسبت به ملک مورد آگهی معامله ای کرده که در قسمت 4 ذکر نشده یا مدعی وجود سند مالکیت نزد خود می‌باشد باید تا ده روز پس از انتشار آگهی به ثبت محل مراجعه و اعتراض خود را ضمن ارائه اصل سند مالکیت یا سند معامله تسلیم نماید و اگر ظرف مهلت مقرر اعتراضی نرسد و یا در صورت اعتراض اصل سند مالکیت یا سند معامله ارائه نشود اداره ثبت المثنای سند مالکیت را طبق مقررات صادر و به متقاضی تسلیم خواهد کرد. (در صورت ارائه سند مالکیت یا سند معامله صورتمجلس مبنی بر وجود آن نزد معترض در دو نسخه تنظیم و یک نسخه آن به متقاضی المثنی تسلیم و اصل سند به ارائه دهنده مسترد می‌شود.)

در صورتی که در آگهی مذکور اشتباهی رخ دهد تشخیص اشتباه و صدور دستور رفع اشتباه به عهده مسئول اداره کل ثبت اسناد و املاک استان مربوط خواهد بود.

تبصره 1 (اصلاحی 1344/02/23)- در مواردی که مالک به‌علت فقدان سند مالکیت تقاضای صدورالمثنی سند مالکیت می‌نماید بایستی طریق از بین رفتن سند مالکیت را کتباً به اداره ثبت اعلام و کسانی که از جریان امر مستحضرند معرفی شوند. اداره ثبت پس از انجام تحقیقات لازمه از مطلعین در ظرف ده روز باید مراتب را به هزینه متقاضی به وسیله یکی از جراید کثیرالانتشار و جریده‌ای که آگهی‌های ثبتی در آن درج می‌شود و روزنامه رسمی در سه نوبت هر بیست روز یک مرتبه آگهی و در صورتی که تا ده روز پس از انتشار آخرین آگهی اظهاری نسبت به ملک مورد آگهی نرسد به دادن المثنی سند مالکیت اقدام نماید. در آگهی فوق مراتب زیر باید قید شود:

1. اسم و نام خانوادگی مالک. 2- شماره پلاک و محل وقوع ملک. 3- خلاصه دعوای فقدان سند مالکیت. 4- معاملاتی که طبق حکایت پرونده ثبتی و اظهار مالک در سند مالکیت نوشته شده.

تذکر اینکه هر کس نسبت به ملک مورد آگهی هرکونه [گونه] معامله کرده باشد که در قسمت چهار ذکر نشده است در ظرف دو ماه از تاریخ انتشار اولین آگهی به اداره ثبت مراجعه و سند خود را ابراز دارد.

تبصره 2 (اصلاحی 1323/11/17)- اداره ثبت مکلف است در روز صدور المثنی سند مالکیت مراتب را به دفاتر حوزه خود کتباً اعلام و متذکر شود که هر موقع نسبت به‌پلاک موضوع المثنی سند مالکیت بخواهند هرکونه [گونه] سند معامله تنظیم نمایند (اعم از اینکه به استناد اصل سند مالکیت باشد یا المثنی) جریان ثبتی ملک را استعلام و سپس در صورت نبودن مانع اقدام به تنظیم و ثبت معامله کنند.

هر یک از دفترخانه‌ها مکلفند دفتری برای ثبت شماره پلاک این قبیل املاک داشته باشند که در موقع تنظیم اسناد به آن مراجعه نموده در صورتی که مورد معامله از املاکی باشد که نسبت به آن المثنی صادر شده باید قبلاً جریان ثبتی ملک را استعلام و در صورت نبودن مانعی اقدام به تنظیم سند بنمایند.

تخلف از رعایت دستور فوق مستلزم کیفر درجه پنج به بالا مقرر در ماده42 قانون دفتر اسناد رسمی است.

تبصره 3 (اصلاحی 1348/10/23)- هرگاه بعضی از ورثه با تسلیم رونوشت گواهی انحصار وراثت و سایر مدارک ضروری صدور مالکیت سهمیه خود را از ماترک مورث تقاضا نماید و اعلام بدارد که سند مالکیت مورث نزد احد از وراث یا شخصی دیگر است که از ابراز و تسلیم آن بوراث یا اداره ثبت خودداری مینماید اداره ثبت مکلف است پس از اخطار بشخص مذکور و انقضاء مدت ده روز از تاریخ ابلاغ اخطاریه مراتب را یکبار در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار آگهی نماید، چنانچه دارنده سند بدون مجور قانونی ظرف مهلت معین شده در آگهی سند مورد مطالبه را تسلیم ننماید سند مالکیت وراث متقاضی را با رعایت کلیه مقررات قانون صادر و تسلیم خواهد کرد و بلافاصله طی بخشنامه ای بکلیه دفاتر اسناد رسمی اعلام خواهد نمود که هر موقع سند مورث ابراز گردید آن را اخذ و برای اقدام باداره ثبت ارسال دارند.

تبصره 4 (الحاقی 1380/11/08)- در مواردی که سند مالکیت به نام دولت صادر گردیده و یا سند مالکیت به نام دیگری صادر و بعداً به دولت منتقل شده باشد و مرجع ذیربط به علت از بین رفتن یا گم شدن سند مالکیت مربوطه با گواهی وزارت دارائی و امور اقتصادی تقاضای صدورالمثنای سند مالکیت مفقوده را می‌نماید از شمول این ماده مستثنی است.

تبصره 5 (الحاقی 1380/11/08)- هرگاه به علت ریختن جوهر یا سوختگی یا پارگی و یا جهات دیگری قسمتی از سند مالکیت از بین رفته باشد و یا قابل استفاده نباشد اداره ثبت با انجام تشریفات مقرر در این ماده اقدام به صدور المثنای سند مالکیت خواهد نمود و سند مالکیت ناقص را باطل و در پرونده بایگانی می نماید.

تبصره 6 (الحاقی 1380/11/08)- در صورت اعلام کتبی مالک مبنی بر پیدا شدن سند مالکیت اولیه چنانچه با سند مالکیت المثنی معامله ای انجام نشده باشد سند مالکیت المثنی باطل و مراتب پیرو بخشنامه مربوط به دفاتر اسناد رسمی تابعه اعلام گردد و چنانچه با سند مالکیت المثنی معامله ای انجام شده باشد سند مالکیت اصلی اخذ و پس از ابطال در پرونده ثبتی مربوط ضبط گردد.

برای هر سهمی از املاک مشاع یک پیش نویس سند مالکیت تنظیم می گردد و حدود کلیه ملک در یکی از پیش نویس ها قید و در بقیه، اشاره به پیش نویس مزبور می شود و به همین ترتیب در دفتر املاک ثبت و در زیر هر سهمی نوشته می شود که حدود، مطابق حدودی است که در صفحه شماره فلان نوشته شده.

در مورد وصیت نسبت به ملک ثبت شده باید مفاد وصیت در سند مالکیت مثل سایر معاملات قید شده خلاصه آن به دفتر املاک فرستاده شود و همچنین در موقع عدول از وصیت ترتیب مزبور رعایت و در صورتی که ملک مورد وصیت ثبت نشده باشد باید مفاد وصیت در پرونده ثبتی بایگانی و موقع صدور سند مالکیت رعایت گردد.

در مورد ثمن اعیانی که ضمن درخواست ثبت ملک یا مستقیماً به عنوان ثمن اعیانی درخواست و آگهی شده باشد سند مالکیت صادر می گردد ولی هرگاه در درخواست بهای ثمن اعیانی گواهی شده باشد فقط به صاحب آن گواهی نامه حق مزبور داده می شود.

در مواردی که برای استیفای طلب بستانکار طبق حکم دادگاه ملک مدیون به طرف بستانکار داده می شود اداره ثبت باید متصرف را جانشین مدیون شناخته و اگر ملک به نام مدیون به ثبت رسیده باید مطابق همان حکم ملک را به نام محکوم له مثل مورد انتقال ثبت نماید.

(اصلاحی 1338/06/07)- املاک مشاعی که قسمتی از آن ثبت و برای بقیه سهام صفحات سفیدی باز گذاشته شده و در موقع اختتام دفتر و قبل از ثبت بقیه سهام یکنسخه دفتر باداره تمرکز امور دفاتر املاک فرستاده شده در موقع ثبت بقیه سهام باید رونوشت پیش نویس سند مالکیت را باداره تمرکز دفاتر فرستاده که در محل خود ثبت نمایند.

تبصره (الحاقی 1324/09/15)- املاک مشاعی که اولین سهم و قسمت آن در دفتر املاک ثبت میشود بازگذاشتن صفحات سفید برای ثبت بقیه سهام آن لازم نیست و باید بقیه سهام را به ترتیب طبق معمول در دفاتر جاری ثبت نموده و شماره صفحه و ثبت آن را در ستون ملاحظات ثبت سهم اول قید نمایند و نسبت بصفحاتیکه تا این تاریخ برای ثبت بقیه سهام بازگذاشته شده در همان صفحات سفید ثبت نموده و طبق ماده 125 عمل نمایند.

(اصلاحی 1380/11/08)- در مورد قنوات مستقل دفتری به نام دفتر ثبت قنوات تخصیص داده می‌شود تا کلیه قنواتی که مستقلاً مورد معامله واقع می‌شود و تابع املاک نیست در آن دفتر به ثبت برسد و با رعایت تعداد قنوات هر ناحیه و به نسبت سهام و عده مالکین آن باید یک یا چند دفتر برای قنوات یک یا چند ناحیه اختصاص داده شود.

مواد 127 تا 160 - منسوخ است.

(اصلاحی 1323)- در مورد املاکی که به ثبت نرسیده ولی شماره ملک از طرف اداره ثبت تعیین شده است دفاتر اسناد رسمی مکلف هستند که مطابق ماده 104 این آیین‌ نامه خلاصه معامله را تهیه و به طوری که در ماده مزبور مقرر است به اداره ثبت بفرستند که در پرونده مربوطه بایکانی [بایگانی] و در موقع ثبت ملک منظور گردد و همچنین در مورد فسخ معامله ثبت نشده مقررات ماده مزبور لازم‌الرعایه است.

مدیران ثبت و هریک از نمایندگان و کارمندانی که دخالت در کار ثبت املاک دارند باید در ابتدای تصدی دو برگه نمونه از برگهای مخصوصی که تهیه شده است نمونه (امضا) نموده به اداره ثبت تسلیم دارند که یک برگ در ثبت محل باقی مانده و دیگری به اداره کل ثبت فرستاده شود.

هر موقع که اداره ثبت طبق قانون المثنی سند مالکیت می دهد باید در ستون ملاحظات دفتر املاک در مقابل ثبت ملک تاریخ صدور المثنی را قید کند.

آیین نامه شماره 1045 مورخ شانزدهم فروردین 1311 نسخ و این آیین نامه جایگزین آن خواهد بود.