در اجرای ماده 75 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و بنا به پیشنهاد رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، “آیین‌ نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران” به شرح مواد آتی است.

اختصارات و تعاریف

ماده1ـ معانی اصطلاحات و اختصارات آیین‌ نامه به شرح زیر می‌باشد:

الف‏‌ ـ سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور؛

ب‌ ـ قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 25‏‏‏/4‏‏‏/1354 با اصلاحات و الحاقات بعدی؛

پ‌ ـ کانون: کانون سردفتران و دفتریاران مرکز (تهران) و یا هر کانونی که بر اساس ماده (58) قانون در مراکز استان‌ها ایجاد می‌شود؛

ت‌ ـ آیین‌ نامه: آیین‌ نامه قانون؛

ث‌ ـ دفترخانه: دفترخانه اسناد رسمی موضوع ماده 1 قانون؛

ج‌ ـ سردفتر: شخص موضوع ماده 2 قانون که اداره امور دفترخانه اسناد رسمی را بر عهده دارد؛

چ‌ ـ دفتریار: شخص موضوع ماده 3 قانون که جهت معاونت سردفتر به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر قانون انتخاب می‌شود؛

ح‌ ـ هیأت: هیأتی که به منظور مصاحبه با داوطلبان سردفتری و انتخاب سردفتران توسط رییس قوه‌قضاییه انتخاب می‌شود؛

خ‌ ـ دفتر: دفتر الکترونیکی که اسناد رسمی در آن ثبت می‌شود که این دفتر جایگزین دفتر موضوع ماده 18 قانون است و به صورت برخط (آنلاین) در دسترس سازمان می‌باشد؛

د‌ ـ دادگاه: دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران؛

ذ‌ ـ دادستان: دادستان انتظامی سردفتران و دفتریاران؛

ر‌ ـ اصحاب سند: اشخاص متقاضی تنظیم سند در دفترخانه.

ماده2ـ سازمان می‌تواند بخشی از وظایف خود غیر از امور حاکمیتی موضوع ماده 8 قانون مدیریت خدمات کشوری مصوب 1386 با اصلاحات بعدی را به دفترخانه‌ها واگذار نماید. تعرفه حق‌الزحمه دفترخانه ها، بابت ارائه خدمات واگذار شده توسط سازمان تهیه می شود و به تصویب رییس قوه قضائیه می رسد.

مبحث دوم‏: پذیرش سردفتر

ماده3 (اصلاحی 1402/03/24)‏‏ـ سازمان مکلف است در اجرای ماده ( 3 ) قانون تسهیل صدور مجوزهای کسب و کار، مصوب 24‏‏/12‏‏/1400 پس از اعلان عمومی به نحو مقتضی به شرح ذیل نسبت به پذیرش سردفتر و دفتریار اقدام نماید:

الف‏‏ ـ اعلان عمومی مهلت ثبت نام و شرایط عمومی و اختصاصی لازم جهت ثبت نام داوطلبان؛

ب‏‏ ـ ثبت نام از واجدین شرایط در مهلت مقرر و برگزاری آزمون از طریق سازمان سنجش آموزش کشور؛

پ‏‏ ـ مصاحبه توسط هیأت اختبار از پذیرفته شدگان اعلامی سازمان سنجش آموزش کشور پس از طی مراحل تایید صلاحیت توسط مراجع ذیصلاح.

تبصره1‏ـ سازمان پس از طی مراحل بند « پ » متناسب با امتیاز علمی مکتسبه پذیرفته شدگان و اعلام محل مورد تقاضای آنان نسبت به صدور ابلاغ سردفتری بر مبنای درجات حوزه های ثبتی استان مربوط اقدام خواهد نمود.

تبصره2ـ نحوه جذب سردفتر بر اساس این ماده، نافی صلاحیت رئیس قوه قضائیه برای جذب سردفتر بر اساس ماده (2) قانون نخواهد بود.

تبصره3ـ شرکت پذیرفته شدگان در دوره کارآموزی که توسط هیات اختبار تعیین می‌گردد، الزامی است.

تبصره4‏ـ شرکت سردفتر و دفتریار در دوره‌های آموزشی که در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.

تبصره 5 ـ تدریس در دانشگاه مانع شغل سردفتری نیست، مشروط به اینکه مستخدم دولت و یا عضو هیأت علمی دانشگاه‌ها و موسسات آموزش عالی نبوده و با اذن رئیس سازمان باشد.

تبصره6‏‏ ـ سازمان مکلف است پاداش مناسبی با توجه به تعداد جلسات هیأت اختبار به عنوان حق‌الزحمه به اعضاء هیأت اختبار بپردازد.

تأسیس دفترخانه

ماده4‏‏‏ـ سردفتر مکلف است حداکثر ظرف مدت سه ماه پس از ابلاغ پیام الکترونیکی حکم انتصاب سردفتری خود، نسبت به تأسیس دفترخانه و شروع به کار در محدوده محلی که در حکم تعیین شده است، اقدام نماید و در صورت عدم انجام این تکلیف حکم مذکور کأن لم یکن تلقی می‌شود.

تبصره1ـ پس از تعیین محل استقرار دفترخانه و تأیید آن از طرف اداره ثبت مربوط، هرگونه جابجایی در همان محل، منوط به تأیید اداره ثبت همان محل است.

تبصره2ـ تغییر محل دفترخانه از محل تعیین شده، اعم از شهر یا شهرستان یا بخش در حکم سردفتر، به محل دیگر منوط به موافقت و صدور حکم توسط رییس سازمان مطابق دستورالعمل مصوب سازمان است.

تبصره3ـ در صورت ضرورت، رییس سازمان به طور موقت برای سردفتر ابلاغ دفتر سیار در شهر یا محل دیگر صادر می‌کند و با رفع ضرورت، ابلاغ مذکور لغو خواهد شد.

ماده5‏‏ ـ محل دفترخانه باید به گونه ای باشد که دسترسی و حضور افراد توان خواه و سالمند به سهولت صورت گیرد. مساحت محل دفترخانه با توجه به محل قرار گرفتن و تعداد مراجعان با نظر سازمان تعیین می شود و در هر صورت مساحت آن نباید کمتر از 50 متر مربع باشد. در آپارتمان هایی که فاقد آسانسور است، دفترخانه نباید در طبقات سوم به بالا مستقر شود. تأسیس دفتر در مجتمع مسکونی آپارتمانی ممنوع است، مگر سردفتر مالک باشد و رضایت کتبی سایر مالکین و بهره‌برداران را اخذ کند.

ماده6 (اصلاحی 1402/03/24)ـ محل دفترخانه باید مجهز به دوربین مدار بسته با قابلیت ضبط تصویر، کپسول آتش‌نشانی و مکان مطمئن برای نگهداری اسناد و دفاتر ثبتی باشد. وجود دوربین مداربسته باید از قبل به اشخاص اعلام شود.

ماده7‏‏ـ نصب تابلو مشخصات سردفتر و دفتریار و کارکنان در دفترخانه الزامی است.

ماده8‏‏ ـ تابلو و مهر دفترخانه باید طبق نمونه مصوب سازمان ساخته شود و قید عبارات تبلیغی و القاب در تابلو، مهر و سربرگ دفترخانه ممنوع است.

مدارک و شرایط لازم برای انتخاب

ماده9ـ متقاضیان باید دارای شرایط مقرر در ماده 6 قانون باشند و مدارک مثبت آن را ارائه کنند. تصدیق اجتهاد موضوع بند (4) ماده (6) قانون باید متضمن نام و نام خانوادگی متقاضی و شماره ملی و تاریخ تولد وی با حروف باشد و صحت صدور آن باید به تأیید رییس قوه قضاییه یا مرجع مورد تأیید ایشان برسد.

تبصره‌ ـ تصدیق هایی که دلالت صریح بر اجتهاد متقاضی ندارد و یا بیانگر مراتبی از تحصیلات وی باشد قابل پذیرش نیست.

ماده9ـ متقاضیان باید دارای شرایط مقرر در ماده 6 قانون باشند و مدارک مثبت آن را ارائه کنند. تصدیق اجتهاد موضوع بند (4) ماده (6) قانون باید متضمن نام و نام خانوادگی متقاضی و شماره ملی و تاریخ تولد وی با حروف باشد و صحت صدور آن باید به تأیید رییس قوه قضاییه یا مرجع مورد تأیید ایشان برسد.

تبصره‌ ـ تصدیق هایی که دلالت صریح بر اجتهاد متقاضی ندارد و یا بیانگر مراتبی از تحصیلات وی باشد قابل پذیرش نیست.

ماده10ـ سردفتر موظف است حداکثر ظرف مدت دو ماه پس از آغاز به کار، شخص واجد شرایط را برای تصدی سمت دفتریاری اول موضوع ماده (3) قانون به سازمان معرفی نمایند.

تبصره1ـ داشتن کارت پایان خدمت وظیفه عمومی یا کارت معافیت دائم از خدمت وظیفه عمومی برای آقایان الزامی است.

تبصره2ـ شخص معرفی شده توسط سردفتر در صورت قبولی در آزمون کتبی، طی مراحل گزینش، مصاحبه و احراز صلاحیت، با حکم رییس سازمان منصوب می‌شود و در صورت عدم انتخاب شخص معرفی شده به‌عنوان دفتریار، سردفتر مکلف است شخص دیگری را معرفی نماید. شرکت دفتریار در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.

تبصره3ـ در صورت انتخاب دفتریار دوم، پرداخت حقوق وی طبق مقررات بر عهده سردفتر خواهد بود.

ماده11ـ دفتریار کفیل توسط اداره ثبت محل تعیین می‌شود و دارای حقوق و وظایف و حق السهم مساوی با دفتریار اصیل از حق‌التحریر است.

ماده 12 (اصلاحی 1402/03/24)- انتقال دفتریار از یک دفترخانه به دفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تأیید سازمان امکان‌‌پذیر است. در مواردی که سردفتر یا دفتریار بدون دلیل موجه با انتقال مخالفت نماید، سازمان موضوع را با جلب نظر مشورتی کانون استان بررسی و تصمیم مقتضی به عمل می‌آورد.

مراسم سوگند

ماده13‏‏‏ـ سردفتران و دفتریاران قبل از اشتغال به سردفتری و دفتریاری به شرح زیر سوگند یاد می‌کنند:

«اینجانب به‌عنوان سردفتر اسناد رسمی در محضر قرآن کریم به خداوند قادر متعال سوگند یاد می کنم که وظایف محوله را مطابق قوانین، مقررات و نظامات کشور جمهوری اسلامی ایران، به ویــژه قوانین و نظامات مربــوط به دفاتر اسناد رسمی به انجام رسانم و در کمال امانت‌داری، بی طرفی، اخلاق حرفه‌ای و حفظ حقوق مراجعان و احترام به آنان اقدام نموده و نهایت تلاش خود را به کار برم و شرافت خود را وثیقه این سوگند قرار می‌دهم ».

ماده14ـ مراسم سوگند با حضور رییس یا معاون امور اسناد سازمان یا مدیرکل امور اسناد و سردفتران و رییس کانون سردفتران و دفتریاران مرکز و در مراکز استان‌ها با حضور مدیرکل ثبت و رییس کانون سردفتران و دفتریاران استان برگزار می‌شود و متن سوگندنامه به امضای سردفتر یا دفتریار و حسب مورد به امضای مدیرکل امور اسناد و سردفتران یا مدیرکل ثبت استان مربوط می رسد و در پرونده سردفتر یا دفتریار ضبط می‌شود.

تضامین

ماده15ـ شروع به کار سردفتران و دفتریاران اول و دوم منوط به معرفی ضامن می‌باشد و این کار باید به موجب سند رسمی انجام شود. در صورت معرفی ضامن، مسئولیت سردفتر یا دفتریار با ضامن خود تضامنی است. مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر یک میلیارد ریال، دفتریار اول پانصد میلیون ریال و دفتریار دوم سیصد میلیون ریال است. مشمولان این ماده می‌توانند به جای معرفی ضامن معادل مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا ضمانت‌نامه بانکی مبادرت کنند.

تبصره1ـ ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت‌نامه بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت جرایم نقدی دادگاه انتظامی است و باید این موضوع در سند رسمی تصریح شود. تبدیل تضمین مجاز می‌باشد.

تبصره2ـ چنانچه ضمانت یا وثیقه یا ضمانت‌نامه بانکی به جهتی از بین برود یا کلاً یا بعضاً به مصرف برسد و یا اعتبار و یا ارزش آن به نحو فاحشی کاهش یابد. سردفتر و دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یک ماه نسبت به تبدیل ضمانت یا ایداع وثیقه یا ارائه ضمانت‌نامه بانکی اقدام نماید. در غیر این صورت، سازمان ابلاغ او را لغو می‌نماید.

تبصره3ـ کلیه سردفتران و دفتریاران ملزم به رعایت تطبیق تضمین خود با آیین‌ نامه خواهند بود.

تبصره4ـ رییس سازمان می‌تواند در صورت اقتضاء هر سه سال متناسب با شاخص بهای کالاها و خدمات مصرفی که توسط بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران به طور رسمی اعلام می‌شود، تعدیل مبالغ تضمین را به رییس قوه قضائیه پیشنهاد نماید.

ماده16ـ پنج ماه قبل از پایان هر دوره کانون سردفتران و دفتریاران، رییس سازمان تاریخ انقضای آن دوره را به رییس قوه قضائیه اعلام می‌نماید تا نسبت به تشکیل هیأت نظارت بر انتخابات کانون اقدام شود.

تبصره‌ ـ هیأت مدیره کانون موظف است شش ماه قبل از انقضاء هر دوره مراتب را جهت اجرای این ماده به رییس سازمان اعلام نماید.

ماده17ـ هیأت نظارت در استان تهران مرکب از معاون امور اسناد، مدیرکل امور اسناد و سردفتران، مدیرکل حفاظت و اطلاعات، مدیرکل بازرسی و نظارت بر عملکرد سازمان، دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار شاغل که بیش از ده سال سابقه سردفتری و یا دفتریاری داشته باشند و در دیگر استان‌ها متشکل از مدیرکل، معاون اسناد، رییس حفاظت و اطلاعات، رییس بازرسی و دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار همان استان با انتخاب رییس قوه قضائیه خواهد بود.

تبصره ـ چنانچه در مرکز استانی برای این منظور سردفتر و دفتریار با سابقه بیش از ده سال به حد لازم وجود نداشته باشد، سابقه بیش از پنج سال کفایت می کند.

ماده18ـ سردفتران و دفتریارانی که به عضویت هیأت نظارت تعیین می‌شوند حق انتخاب شدن در هیأت مدیره را ندارند و همچنین اعضای هیأت مدیره کانون اعم از اصلی و علی‌البدل به عضویت هیأت نظارت بر انتخابات تعیین نخواهند شد.

ماده19‏‏‏ـ اعضای هیأت نظارت بر انتخابات باید بلافاصله جهت فراهم نمودن مقدمات انتخابات در محل کانون تشکیل جلسه داده و از میان خود یک نفر را به‌عنوان رییس و یک نفر را به‌عنوان نایب رییس و یک نفر را به‌عنوان دبیر انتخاب نمایند و طی اطلاعیه‌ای در سایت آگهی‌های سازمان و یا به طریقی دیگر که هیأت مقتضی تشخیص دهد به سردفتران و دفتریارانی که خود را واجد شرایط عضویت در هیأت مدیره کانون می‌دانند اعلام می‌نمایند تا ظرف یک هفته از تاریخ تعیین شده در اطلاعیه نامزدی خود را کتباً به دفتر هیأت اعلام دارند. پس از انقضای این مدت هیأت نظارت در حداقل زمان ممکن صورت اسامی داوطلبان واجد شرایط عضویت و تاریخ و ساعت شروع و ختم و محل اخذ رأی را تعیین و مراتب را به طریق فوق به اطلاع سردفتران و دفتریاران حوزه انتخابیه خواهد رساند.

ماده20ـ سردفتران و دفتریارانی که نامزدی خود را برای عضویت در هیأت مدیره کانون اعلام می‌نمایند باید دارای شرایط زیر باشند:

الف‌ ـ اشتغال به شغل سردفتری و دفتریاری؛

ب‌ ـ حداقل ده سال سابقه سردفتری اسناد رسمی و یا دفتریاری و یا وکالت و یا قضاوت؛

پ ‌ـ تقید به مبانی دینی و احکام اسلامی، انجام واجبات و ترک محرمات؛

ت ‌ـ تعهد و التزام به نظام جمهوری اسلامی ایران، ولایت فقیه و قانون اساسی؛

ث‏‏‏ ـ نداشتن پیشینه و محکومیت مؤثر کیفری؛

ج‌ ـ نداشتن محکومیت انتظامی از درجه 3 به بالا در پنج سال اخیر خدمت خود؛

چ‌ ـ داشتن حسن شهرت؛

ح‌ ـ عدم وابستگی به رژیم منحوس پهلوی و تحکیم پایه‌های رژیم طاغوت؛

خ‌ ـ عدم عضویت و هواداری از گروهک‌های غیرقانونی و معاند با جمهوری اسلامی؛

د ‌ـ عدم اعتیاد به مسکرات، مواد مخدر و روان‌گردان.

تبصره1ـ احراز شرایط مذکور با هیأت نظارت است. در صورت اختلاف اعضای هیأت، رأی اکثریت مناط اعتبار است.

تبصره2ـ هیأت مکلف است سوابق نامزدها را از حفاظت و اطلاعات سازمان استعلام نماید.

تبصره3ـ استمرار شرایط مندرج در بند (پ) و (ت) ضروری است. در صورتی که صلاحیت سردفتر یا دفتریار زائل شده یا کشف شود از ابتدا فاقد شرایط بوده، رییس سازمان یا هیأت نظارت نسبت به عزل آنان از هیات مدیره اقدام می نماید.

ماده21ـ هیأت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران موظف است هزینه و وسایل و امکاناتی که جهت انجام و اجرای انتخابات لازم است در اختیار هیأت نظارت بر انتخابات قرار دهد.

تبصره ـ هیأت نظارت در صورت فراهم بودن نرم افزارها و سخت افزارهای سامانه انتخابات الکترونیکی و بنا به پیشنهاد هیأت مدیره کانون، اجازه برگزاری انتخابات الکترونیکی را در تمام یا بخشی از مراحل یا مراکز صادر می کند. در هر صورت تایید صحت انتخابات به عهده هیأت نظارت است.

ماده22ـ هیأت نظارت باید از پیش، صورت اسامی سردفتران و دفتریاران شاغل حوزه انتخابی را تهیه کند و رأی‌دهندگان موقع دادن رأی مقابل اسم خود را امضا خواهند کرد.

ماده23‏‏‏ـ هرگونه آگهی و آثار تبلیغاتی باید قبل از شروع اخذ رأی از محل شعبه رأی توسط هیأت نظارت محو گردد.

ماده24ـ اخذ آراء در یک روز و در مدتی که کمتر از هفت ساعت نباشد در محل کانون یا هر محلی که توسط هیأت نظارت تعیین شده انجام می‌شود و هیأت نظارت موظف است پس از اخذ آراء و خاتمه رأی‌گیری بلافاصله شروع به شمارش و قرائت آراء نموده و بعد از قرائت هر رأی آن را با مهر قرائت شده مشخص و در پایان نتیجه آراء قرائت شده را صورتجلسه نمایند.

تبصره‌ ـ هرگاه قرائت همه آراء در روز اخذ رأی میسر نباشد هیأت نظارت پس از شمارش باقی مانده آراء صندوق محتوی آراء را لاک و مهر نموده و روز بعد بقیه آراء مذکور را به کیفیت مقرر در ماده فوق قرائت می‌نماید.

ماده25ـ کلیه سردفتران و دفتریاران شاغل در هر استان که کانون آن تشکیل شده فقط برای کانون همان استان حق رأی خواهند داشت و انتخاب‌کنندگان حق تعیین وکیل یا نماینده جهت دادن رأی ندارند.

ماده26ـ پس از پایان قرائت آراء و اعلام حائزان اکثریت در محل اخذ رأی چنانچه نسبت به انتخابات معترضی باشد، باید اعتراض خود را ظرف سه روز از تاریخ اعلام حائزان اکثریت به دفتر هیأت نظارت تسلیم نماید و هیأت نظارت ظرف یک هفته نسبت به اعتراضات رسیدگی و نظر خود را اعلام می‌ کند. این نظر قطعی است.

ماده27ـ در صورتی که هیأت نظارت بر ابطال انتخابات نظر بدهد، رییس سازمان ظرف سه ماه انتخابات را تجدید می کند.

ماده28‏‏ـ در صورت عدم وصول اعتراض و یا رد اعتراض، هیأت نظارت صورت حائزان اکثریت را به ترتیب آراء و با قید تعداد آراء آن‌ها تهیه و به سازمان ارسال می‌دارد تا طبق ماده 63 قانون اعضای اصلی و علی‌البدل انتخاب شوند.

تبصره‌ ـ در صورت عدم تشکیل کانون یا اخلال در اداره آن و یا عدم رعایت شئون، سازمان می‌تواند در طول دوره کانون اعضاء اصلی و یا علی‌البدل را عزل نماید و از بین منتخبان افراد بعدی را نصب نماید.

نحوه تنظیم و ثبت اسناد

ماده29ـ ارائه کلیه خدمات در دفاتر اسناد رسمی اعم از تنظیم سند، تصدیق امضا و سایر امور محوله به استناد ماده 655 قانون آیین دادرسی کیفری مصوب 1392 با اصلاحات و الحاقات بعدی باید به صورت الکترونیکی انجام پذیرد. در اجرای ماده 7 قانون جامع حدنگار مصوب 1393 اطلاعات دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر دست‌نویس می‌گردد و دارای اعتبار قانونی خواهد بود. با ایجاد دفاتر الکترونیک مذکور، ثبت در دفاتر دست‌نویس منتفی و دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر موجود می‌شود.

(اصلاحی 1402/03/24)ـ سردفتر و دفتریار موظفند قبل از شروع به کار، نمونه امضای خود را در حضور رییس ثبت محل و در فرم مخصوص درج و ارائه نمایند. یکی از فرم‌ها در اداره ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک استان بایگانی یا اسکن خواهد شد. در طول دوره فعالیت دفاتر، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری سند از طریق امضای الکترونیک خواهد بود.

تبصره ـ سازمان مکلف است ترتیبی اتخاذ نماید، تا در مواردی مانند عدم حضور سردفتر به دلیل مرخصی یا حوادث غیرمترقبه، هیچ خللی در کار دفترخانه ایجاد نشود و در هر حال این امر نباید موجب تاخیر در کار مراجعان شود.

ماده31ـ درج شماره ملی، کد پستی، آدرس محل اقامت و شماره تلفن همراه یا آدرس پست الکترونیکی یا حساب کاربری اصحاب سند در کلیه اسناد، الزامی است. با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آیین‌ نامه، این اطلاعات صرفاً از سامانه ثبت‌نام الکترونیکی (ثنا) قوه قضائیه اخذ شده و در سند درج خواهد شد و هرگونه ابلاغ به اصحاب سند به صورت الکترونیکی و از طریق سامانه ابلاغ قوه قضائیه انجام خواهد شد.

تبصره1ـ چنانچه فرد به نمایندگی از شخص حقوقی سند را امضا می کند. سمت امضا‌کننده قید می شود.

تبصره2ـ در مورد افــراد خارجی شمــاره گذرنامه یا کارت آمایش به جــای شماره ملی قید می شود.

ماده32ـ با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آیین‌ نامه، ارائه هر گونه خدمت در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق که مستلزم ثبت سند در سامانه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه‌های کاربری دفاتر اسناد رسمی است، منوط به ثبت‌نام در سامانه ثبت‌نام الکترونیکی (ثنا) و اخذ تصدیق الکترونیکی است.

تبصره1ـ منظور از تصدیق الکترونیکی، درج کد ارسالی به شماره تلفن همراه اعلامی شخص در سامانه ثنا و اپلیکیشن عدالت همراه، در سامانه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه‌های کاربری دفاتر اسناد رسمی است.

تبصره2ـ اسناد مستثنی از حکم این ماده به‌موجب شیوه‌نامه‌ای تعیین می‌شود که ظرف شش ماه از تصویب این آیین‌ نامه به تصویب رئیس سازمان خواهد رسید.

تبصره3 (الحاقی 1402/03/24)‏‏ـ انجام اقدامات ثبت در مواد ( 31 ) و ( 32 ) آیین‌ نامه منوط به ایجاد تمهیدات لازم جهت استخراج مشخصات طرفین سند از طریق سامانه ثنا و ابلاغ اوراق اخطاریه از طریق سامانه ابلاغ توسط مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه با همکاری سازمان می‌باشد.

ماده33 (اصلاحی 1402/03/24)ـ کلیه اسناد در سامانه ثبت آنی تنظیم و در دفتر الکترونیک ثبت و در صورت درخواست اصحاب سند بر روی اوراق 4 A سفید چاپ می‌گردد. سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا، نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و به امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی که اخذ امضای آن‌ها در دفتر الزامی است، مطابق مقررات در نسخه مذکور اخذ کند و این نسخه را پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور نماید.

ماده34ـ سردفتر در محل دفترخانه و هم‌زمان با اخذ امضای هریک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف است اقدامات زیر را معمول دارد:

الف (اصلاحی 1402/03/24)ـ از طریق سامانه اثر انگشت آن ها را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک، دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی ربط را به آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید.

ب (اصلاحی 1402/03/24)ـ مفاد اسناد را به طرف یا طرفین معامله حین امضا اسناد تفهیم نماید و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت: “از مفاد سند مطلع شدم” درج و به امضای آنها برساند.

تبصره (الحاقی 1402/03/24)ـ سازمان می‌تواند به هر نحو مقتضی اقدام لازم در خصوص حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را از طریق سامانه های مربوط اعمال نماید.

پ ـ ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید، به نحوی که حداقل یکسال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد.

تبصره ـ قصور و تقصیر سردفتر در انجام تکالیف بندهای مذکور که موجب بروز خسارت به هر یک از طرفین شود، موجب مسئولیت خواهد بود.

ماده35ـ پس از تنظیم سند نقل و انتقال املاک و ثبت نهایی در دفاتر و ارسال الکترونیکی به ادارات ثبت، سند تک برگ در ادارات مذکور صادر می‌شود. سازمان می‌تواند چاپ سند و تحویل آن با اخذ رسید به صاحب سند یا نماینده قانونی را به سردفتر تفویض نماید. نحوه اجرای این ماده به موجب دستورالعملی است که ظرف 3 ماه از تاریخ ابلاغ این آیین‌ نامه توسط رییس سازمان تهیه و تصویب می‌گردد.

تبصره ـ سردفتران مکلفند دفاتر دفترخانه تحت تصدی خود را ظرف یک سال، مطابق شیوه نامه ای که توسط سازمان تهیه می-شود، اسکن و داده آمایی کنند.

ماده36‏‏‏ـ سردفتر مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته های مالی یعنی نوشته هایی که در آن به ‌طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاکننده، تعهد یا ضمانت شده و یا آن‌که موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکت‌های ثبت شده است، نخواهد بود.

تبصره ـ سردفتر مکلف است نسخه گواهی امضاهایی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه در قالب سند قابل حمل (PDF ) دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه در قالب فایل الکترونیکی ذخیره و نگهداری نماید.

ماده37‏ـ سردفتر در هنگام تصدیق صحت امضا، موظف است مقررات مواد 64 و 66 و 67 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 26‏‏/12‏‏/1310 را نیز رعایت نماید؛ و تصویر گواهی شده را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اسکن و در سامانه مذکور نگهداری نماید.

ـ ملاک احراز هویت افراد در دفاتر اسناد رسمی شناسنامه یا کارت ملی صادره از اداره ثبت احوال و برای اتباع خارجه اصل گذرنامه یا کارت آمایش است.

ماده 39ـ درج تاریخ شمسی بر روی کلیه اسناد و قبوض و مکاتبات الزامی است.

ماده40ـ در تنظیم اسناد معاملات املاک در جریان ثبت باید شماره پلاک، حدود و فواصل ملک مورد معامله و در مورد املاک ثبت شده مشخصات سند مالکیت، قید گردد.

ماده41ـ در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستأجره باید قبوض اقساطی مدت باقیمانده، ضمیمه تقاضانامه شود.

ماده42ـ تنظیم سند باید صرفاً در محل دفترخانه با حضور اصحاب سند انجام شود. چنانچه یکی از اصحاب سند قادر به حضور در محل دفترخانه نباشد، پس از ارائه گواهی پزشکی معتبر مبنی بر بیماری و عدم امکان حضور وی در دفترخانه، تنظیم سند و ثبت آن در حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل انجام می‌شود.

تبصره‌ ـ اداره کل ثبت استان مکلف است برای تنظیم و ثبت اسناد زندانیان، سردفتری را تعیین نماید. سردفتر سند را با حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل، تنظیم، ثبت و به امضای ذی نفع و نماینده مزبور می‌رساند.

ماده43ـ تنظیم و ثبت هر نوع معامله مربوط به اموال غیرمنقول فرد دارای اختلال تام روانی و سفیه و طفل فاقد ولی قهری یا دارای ولی قهری که عدم امانت وی اثبات شده یا به هر دلیل با فرض وجود ولی برای او قیم تعیین شده باشد، در دفاتر با حضور قیم قانونی آن‌ها، بدون ارائه اجازه کتبی دادستان عمومی و انقلاب محل ممنوع است و اوراق قیم‌نامه عادی در دفترخانه ها فاقد اعتبار بوده و قابل استناد نیست.

ماده44ـ سردفتر در مورد اقاله و فسخ معاملات باید به نحو زیر عمل کند:

الف‏‏‏‌ ـ در صورتی که یکی از متعاملین متقاضی اعمال حق خیار فسخ خود باشد، سردفتر پس از رؤیت سند و احراز حق مزبور، نسبت به تنظیم سند فسخ اقدام و به امضا فسخ کننده رسانده و پس از اخذ اثر انگشت وی آن را در سامانه تأیید نموده و سند فسخ را به اداره ثبت محل ارسال نماید.

ب‏‏‏‌ ـ در صورتی که متعاملین به منظور اقاله معامله خود در دفترخانه حاضر شوند، سردفتر باید پس از تنظیم سند و ثبت اقاله در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک، مراتب را به امضای متعاملین رسانده و پس از ثبت اثر انگشت آن‌ها، در سامانه آن را تأیید نموده و سند اقاله را به اداره ثبت محل ارسال نماید.

ماده45‏ـ در تنظیم اسناد معاملات اقساطی رعایت موارد زیر الزامی است:

الف‏‏ ـ قبوض رسمی به تعداد اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تأدیه اقساط در آن‌ها قید شده و به امضای متعهد برسد.

ب‏‏ ـ قبوض مزبور باید به دائن تسلیم و تعداد شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک درج شده و به امضای متعهد‌له برسد.

پ‏‏ ـ در صورتی‌که متعهد ضامن داشته باشد، باید نام و نام خانوادگی و شماره ملی ضامن در قبوض اقساطی درج شده و به امضای وی برسد.

ت‏‏ ـ چنانچه قبوض اقساطی و اجاره مربوط به اصل معاملات با حق استرداد یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور، رهنی و یا با حق استرداد بودن معامله قید شود.

تبصره‌(اصلاحی 1402/03/24) ـ در تنظیم اسناد معاملات اقساطی و رهنی شماره حساب دائن و تعداد اقساط می‌تواند جایگزین قبوض شود.

ماده46ـ درج وکالت دائن از طرف مدیون در انتقال بخشی از مال مدیون به خود، به‌عنوان وجه التزام، در هیچ‌یک از اسناد معاملات، مجاز نیست.

ماده47ـ در تنظیم و ثبت اسناد معاملات قطعی و رهنی املاک، انتقال منافع بیش از سه سال، عقد انتفاع عمری و رقبی زائد بر سه سال، تقسیم نامه و وصیت تملیکی در مورد یک پلاک ثبتی، استعلام ثبتی، تأیید سند و ارسال الکترونیکی خلاصه آن‌ها به اداره ثبت محل الزامی است و سردفتر مکلف است خلاصه معاملات و عقود مذکور را در سند مالکیت درج نماید.

(اصلاحی 1402/03/24)ـ برای تنظیم و ثبت اسناد معاملات وراث متوفی نسبت به ماترک، گواهینامه پرداخت مالیات بر ارث و ارائه گواهی حصر وراثت الزامی است.

ماده49ـ در صورتی که یکی از وراث متوفی صغیر باشد و قبل از صدور گواهی حصر وراثت، برای دریافت درآمد و یا پرداخت دیون و یا هزینه‌های ضروری، اقدام فوری لازم باشد، پس از موافقت دادستان محل یا دادستان مرکز استان، تنظیم سند منوط به صدور گواهی وراثت نیست.

ماده50‏‏ ـ رعایت آیین‌ نامه استملاک اتباع خارجه مصوب 1328 و آیین‌ نامه چگونگی تملک اموال غیرمنقول توسط اتباع خارجی غیرمقیم در جمهوری اسلامی ایران مصوب 1374 در تنظیم و ثبت اسناد معاملات قطعی املاک، رهنی و اجاره برای اتباع بیگانه الزامی است.

ماده51 ـ تنظیم و ثبت اسناد معاملات غیرمنقول برای اتباع ایران که ترک تابعیت نموده‌اند و مطابق قانون حق خرید اموال غیرمنقول در ایران را ندارند، ممنوع است.

ماده52 ـ تنظیم و ثبت اسناد در مورد انتقال املاک موقوفه و تبدیل به احسن آن منوط به رعایت قانون اوقاف مصوب 1354 و ارائه اجازه کتبی سازمان اوقاف و امور خیریه در حدود قانون تشکیلات و اختیارات سازمان حج و اوقاف و امور خیریه مصوب 1363 با اصلاحات و الحاقات بعدی آن می‌باشد.

ماده53 ـ تنظیم و ثبت معاملات و اسناد مربوط به اشخاص حقوقی خصوصی، عمومی و دولتی قبل از احراز شخصیت حقوقی و اختیارات نمایندگان صاحب صلاحیت آن‌ها از طریق سامانه‌های مربوط ممنوع است و درج شناسه ملی اشخاص حقوقی و کد پستی ایشان در اسناد مذکور الزامی است.

ماده54‏ ـ در صورت تقاضای رونوشت مصدق اسناد ثبت شده، سردفتر مکلف است آن را صرفاً به صاحبان اسناد و اشخاص ذینفع مستقیم در معامله و یا قائم‌مقام قانونی آن‌ها، تسلیم نماید. چنانچه درخواست رونوشت مربوط به اسناد ناقص باشد، با قید و تصریح به نقص سند بلامانع است.

تبصره‌‏‏ ـ تسلیم رونوشت به اشخاصی غیر از اشخاص مذکور در این ماده در صورت ارائه مجوز از مرجع ذی‌صلاح قضایی مجاز است.

ماده55 ـ کفیل دفترخانه‌ای که سردفتر آن فوت یا بازنشسته، یا به انفصال دائم محکوم گردیده یا غیبت غیرموجه نموده و یا بیش از 10 روز از خاتمه ایام انفصال موقت از سردفتری وی سپری شده، لیکن به دلیل عدم اجرای تکلیف مذکور در ماده 49 قانون، شروع به اشتغال مجدد نکرده است، حق تنظیم و ثبت سند جدید در آن دفترخانه را ندارد و تکمیل اسناد ناقص آن دفترخانه نیز منوط به کسب اجازه از ثبت محل است.

ماده56 ـ حق الثبت باید قبل از تأیید نهایی سند وسیله دستگاه کارتخوان (POS ) مورد تأیید سازمان یا سایر روش‌های پرداخت الکترونیک تعبیه شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد پرداخت گردد. چنانچه قبل از امضا و تأیید نهائی سند، طرفین از انجام معامله صرف‌نظر نمایند، حق الثبت مأخوذه با تأیید سردفتر و برابر مقررات مسترد می‌شود. ولی در صورت ثبت و تأیید نهایی سند حق‌الثبت مسترد نخواهد شد.

ماده57 (اصلاحی 1402/03/24)ـ اخذ حق التحریر به میزان مبلغ مندرج در سند مجاز است و سردفتر نمی‌تواند وجه یا مالی بیش از میزان مندرج در تعرفه حق التحریر دریافت کند.

تبصره1ـ مبنای محاسبه و اخذ حق التحریر اسناد معاملات قطعی غیرمنقول بر اساس مبلغی معادل ارزش معاملاتی اعلام شده از طرف وزارت امور اقتصادی و دارائی خواهد بود. طریقه وصول حق التحریر مطابق روش مذکور در ماده 56 آیین نامه است.

تبصره2 (اصلاحی 1402/03/24)- سردفتر باید پانزده درصد سهم دفتریار اول از حق‌التحریر اسناد تنظیمی را ماهیانه به حساب او واریز نماید.

تبصره3 (الحاقی 1402/03/24)‏‏ـ تعرفه حق‌التحریر به صورت سالیانه با توجه به شاخص تورم اعلامی بانک مرکزی مورد بازنگری قرارگرفته و در صورت لزوم به تصویب رئیس قوه قضاییه می‌رسد.

ماده58 ـ سازمان موظف است ماهانه براساس شاخص‌های نظیر میزان رضایت‌مندی مراجعین، گزارش‌های بازرسی، تعداد و نوع تخلفات انتظامی، محکومیت‌های کیفری و میزان اجرای مقررات و نظامات، نسبت به رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی اقدام و نتیجه را جهت اطلاع عموم در پرتال سازمان قرار دهد. شیوه‌نامه اجرای این ماده ظرف مدت 6 ماه پس از تصویب آیین‌ نامه تهیه و به تصویب رئیس سازمان خواهد رسید.

مبحث دوم: حضور و مرخصی سردفتران و دفتریاران

ماده59 ـ سردفتران و دفتریاران مکلفند در وقت اداری که کمتر از 44 ساعت در هفته نباشد، در دفترخانه حضور داشته باشند. سازمان می‌تواند در صورت ضرورت و افزایش حجم کار برنامه کشیک دفاتر را پیش‌بینی و ابلاغ کند.

ماده60‏ ـ سردفتر یا دفتریار به‌ شرح زیر مجاز به استفاده از مرخصی می‌باشد:

الف‏‏‏‌ـ مرخصی استحقاقی:

1ـ میزان مرخصی سالانه یک ماه در سال و مدت مرخصی ساعتی حداکثر 3 ساعت در روز است و نباید از 96 ساعت در سال تجاوز نماید.

2ـ تقاضای مرخصی از طریق اتوماسیون به اداره ثبت محل ارسال می‌شود و پس از تعیین دفتریار واجد شرایط سردفتری یا کفیل، در صورت موافقت مدیرکل ثبت استان یا رییس ثبت محل به‌صورت الکترونیکی به متقاضی ابلاغ می‌شود.

3‏‏‏ـ در صورتی که سردفتر یا دفتریار از مرخصی استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره می‌شود و می‌تواند از مجموع آن‌ها به شرط آنکه از 4 ماه تجاوز نکند یکجا یا به دفعات استفاده کند.

تبصره1ـ سردفتری که به‌عنوان عضو اصلی هیأت مدیره کانون انتخاب می‌شود با درخواست سردفتر متقاضی و تصویب و پیشنهاد هیأت مدیره کانون و موافقت رییس سازمان، در مدت عضویت، با حفظ سمت از اشتغال در دفترخانه معذور است و در این مدت دفترخانه به کفالت اداره می‌شــود. مدت معذوریت جزء سابقه اشتغال محسوب و درآمد دفترخانه پس از کسر هزینه ها بین کفیل و سردفتر معذور بالسویه تقسیم می‌شود. حق‌الزحمه سردفتر معذور بابت ایام معذوریت، با تصویب هیأت مدیره کانون مربوط و پس از موافقت سازمان قابل پرداخت است.

تبصره2ـ مدت زمانی‌که سردفتر یا دفتریار جهت انجام اموری که توسط سازمان و یا کانون به آن‌ها محول می‌شود و در دفتر حضور ندارد جزء ایام مرخصی آن‌ها محاسبه نمی‌گردد.

ب‌ـ مرخصی تحصیلی:

1‏‏‏ـ سردفتران و دفتریارانی که در هر یک از رشته‌های تحصیلی حقوق قضایی، علوم ثبتی، الهیات و معارف اسلامی با گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری در یکی از مراکز دانشگاه آزاد اسلامی و یا مؤسسات آموزش عالی و دانشگاه های داخل یا خارج کشور مورد تأیید وزارت علوم و تحقیقات و فناوری و یا در سطح چهار و بالاتر در حوزه‌های علمیه پذیرفته می‌شوند، می‌توانند از مرخصی تحصیلی استفاده نمایند.

تبصره1ـ حکم مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران پس از بررسی و تأیید مدارک دال بر پذیرش آنان در مراکز مربوط، با رعایت آیین‌ نامه صادر خواهد شد.

تبصره2ـ سردفتران و دفتریارانی که دارای محکومیت مؤثر کیفری و محکومیت قطعی انتظامی از درجه 3 به بالا موضوع ماده 38 قانون دفاتر اسناد رسمی در پنج سال اخیر می‌باشند مشمول مزایای این ماده نخواهند بود.

2ـ اعطاء مرخصی به سردفتران و دفتریاران صرفاً برای یک‌بار و برای یک مقطع تحصیلی امکان‌پذیر خواهد بود و در آن مدت سردفتر و دفتریار استحقاق مرخصی سالانه را نخواهد داشت. حداکثر مدت مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران در مقطع کارشناسی ارشد دو سال و در مقطع دکتری سه سال می‌باشد و تمدید آن منوط به تأیید و موافقت سازمان خواهد بود. مدت ایام مرخصی تحصیلی جزء سنوات خدمت سردفتر و دفتریار اول محاسبه نمی‌گردد.

تبصره‌ ـ سازمان می‌تواند در صورت صلاحدید طبق مقررات با ادامه تحصیل متقاضی در یک مقطع تحصیلی بالاتر نیز موافقت نماید.

3‏‏‏ـ نظارت بر نحوه تحصیل سردفتر و دفتریار در طول مدت مرخصی از حیث اشتغال به تحصیل با سازمان و کانون سردفتران و دفتریاران خواهد بود و سردفتر یا دفتریار مشغول به تحصیل موظف است که در پایان هر ترم گزارشی از وضعیت تحصیلی خود را به سازمان و کانون ارائه نماید.

4‏‏‏ـ صدور ابلاغ مرخصی تحصیلی مشروط به رسیدگی به دوران تصدی و اعلام نتیجه بازرسی امور مالی دفترخانه و ارائه گواهی تسویه‌حساب امور مالی و مالیاتی سردفتر و یا دفتریار خواهد بود.

5‏‏‏ ـ در مدت مرخصی تحصیلی سردفتر، کفیل دفترخانه از بین دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی توسط اداره کل ثبت استان مربوط تعیین می‌گردد؛ و درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه‌ها و کسورات قانونی بین سردفتر و کفیل بالسویه تقسیم خواهد شد.

6‏‏‏ ـ در صورت اتمام تحصیل، انصراف، اخراج یا قطع رابطه تحصیلی به هر علت و همچنین عدم گزارش بند 3 قسمت (ب) این ماده سردفتر یا دفتریار موظف است حداکثر ظرف ده روز مراتب را به سازمان اعلام تا نسبت به لغو مرخصی و تحویل و تحول امور سردفتری یا دفتریاری و شروع به کار اقدام گردد. در غیر این صورت، برابر مقررات اقدام می‌شود.

ماده61 ـ در صورتی که سردفتر یا دفتریار به علت بیماری قادر به انجام وظیفه نباشد، می‌تواند با ارسال گواهی پزشک معالج به واحد ثبتی محل، مرخصی استعلاجی درخواست نماید. چنانچه مدت بیماری بیش از یک ماه به طول انجامد، صدور مجوز استفاده از مرخصی استعلاجی منوط به ارائه تأییدیه کمیسیون پزشکی موضوع ماده (86) آیین نامه خواهد بود.

تبصره (اصلاحی 1402/03/24)ـ مدت مرخصی زایمان سردفتر و دفتریار نه ماه تمام می‌باشد. پرداخت حقوق آنان با استفاده از تمام مزایای متعلقه بر اساس قوانین و مقررات مرتبط است.

ماده62 ـ مجوز استفاده از مرخصی استحقاقی یا استعلاجی برای خروج از کشور مشروط به اعلام نتیجه بازرسی از دفترخانه و ارائه گواهی تصفیه‌حساب است.

تبصره ‌ـ در موارد اضطراری که انجام بازرسی ممکن نیست، مجوز فوق‌الذکر پس از تعهد کفیل به پرداخت بدهی های احتمالی سردفتر یا پس از اخذ تضمین کافی از سردفتر، توسط سازمان صادر می‌شود.

ماده63 ـ ثبت محل مکلف است در موارد مرخصی، معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سردفتر، از میان دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی، کفیل دفترخانه را تعیین نماید.

ماده64‏ ـ در صورت انفصال، تعلیق یا معذوریت سردفتر چنانچه دفترخانه منحصر به ‌فرد و فاقد دفتریار واجد شرایط باشد، کفالت دفترخانه به سردفتر یکی از دفترخانه‌های نزدیک به محل دفترخانه مذکور، واگذار می‌گردد. در صورت عدم تعیین کفیل، به‌طور موقت دفاتر، اسناد و مدارک ثبتی دفترخانه به اداره ثبت محل تحویل می‌شود.

فصل پنجم‏‏: تخلفات سردفتران و دفتریاران و تعقیب انتظامی آن‌ها

تخلفات و تنبیهات

ماده65‏‏ ـ تخلفات سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی و سردفتران ازدواج و طلاق و تنبیهات متناسب با آن‌ها به شرح زیر تعیین می‌شود:

الف‌ـ تخلفات‌‌ زیر مستوجب‌ توبیخ‌ کتبی با درج‌ در پرونده‌ است:

1‏‏‏ـ عدم‌ حضور در دفترخانه‌ در ساعات‌ مقرر بدون عذر موجه؛

2ـ تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر؛

3‌ـ اهمال سردفتر در نظارت بر امور دفترخانه در صورتی که منجر به نقض مقررات اداری گردد؛

4‏‏ـ عدم امضا و مهر نسخ پشتیبان اسناد و یا سایر خدمات ثبتی ظرف 24 ساعت از تاریخ تأیید نهایی؛

5‏‏‏ ـ عدم رعایت ضوابط مربوط به نگهداری اسناد و سوابق دفترخانه؛

6‌ ـ عدم نصب مشخصات و عکس سردفتر و دفتریار و کارکنان دفترخانه در معرض دید مراجعان؛

7‏‏‏ـ عدم تهیه و نصب تابلو مطابق نمونه مصوب سازمان؛

8‌ ـ عدم رعایت اخلاق حرفه ای و شؤونات اسلامی از جمله پوشش مناسب سردفتر و یا عدم نظارت سردفتر بر رعایت موارد مذکور توسط کارکنان دفترخانه.

ب ‏‏‏ـ تخلفات زیر مستوجب پرداخت جریمه نقدی مطابق قانون بودجه سنواتی و تعدیل آن براساس مقررات قانونی است:

1ـ تعطیلی دفترخانه در ساعات مقرر اداری و عدم پاسخگویی به مراجعان؛

2‌ـ غیبت غیرموجه به صورت متناوب یا متوالی تا مدت سه روز؛

3‏‏‏ـ اهمال در تبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن به صندوق ثبت یا امتناع از پذیرش قبوض سپرده که مطابق مقررات موظف به قبول آن می باشند؛

4‏‏‏ـ امتناع از پاسخ به استعلام‌هایی که دفترخانه برابر مقررات مکلف به پاسخگویی می‌باشد؛

5‏‏‏ ـ عدم نصب تعرفه حق الثبت و حق‌التحریر در محل مناسبی که در معرض دید مراجعان دفترخانه باشد؛

6‌ ـ تمرد از قبول کفالت دفاتر دیگر بدون عذر موجه در مواردی که از طرف ثبت محل تکلیف شود؛

7ـ اهمال و تأخیر در صدور اجراییه یا صدور اجراییه به صورت ناقص پس از تکمیل مدارک و پرداخت حقوق مربوطه توسط متقاضی؛

8 ـ عدم تأیید نهایی اسناد توسط سردفتر؛

9‏ـ عدم اجرای تصمیم کانون سردفتران و دفتریاران در رابطه با رفع اختلاف سردفتر و دفتریار؛

10ـ خودداری از درج مراتب حضور متقاضی ثبت سند معاملات قطعی و صلح و اجاره غیرمنقول در دفتر اندیکاتور.

‏‏‏پ ـ تخلفات زیر مستوجب انفصال موقت از سه ماه تا شش ماه است:

1ـ عدم حضور در دفترخانه در ساعات مقرر بدون عذر موجه در صورت داشتن یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف؛

2ـ تنظیم سند برخلاف قوانین، آیین‌ نامه‌ها، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوط که موضوع دیگر تخلفات نباشد؛

3‏‏‏ـ اهمال سردفتر در نظارت بر امور دفترخانه در صورتی که منجر به نقض مقررات اداری گردد و دارای یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف باشد؛

4ـ امتناع از پیشنهاد دفتریار واجد شرایط ظرف دو ماه از تاریخ تأسیس و یا از تاریخ اخطار اداره ثبت مبنی بر بلاتصدی شدن سمت دفتریاری بدون عذر موجه؛

5 ـ رفتار خارج از نزاکت و مغایر شؤون شغل سردفتری و دفتریاری با مأمورین رسمی دارای مجوز کتبی و مراجعان؛

6‏‏‏ ـ امتناع از انجام وظایف قانونی مورد درخواست مراجعان بدون عذرموجه در حدود ماده 30 قانون و اعلام کتبی؛

7‏‏‏ـ واگذاری امور دفترخانه و مهر به اشخاص غیرمسئول و سپردن رمزنگار (توکن) و مهر به اشخاص غیرمسؤول بدون حضور سردفتر برای ارائه خدمات؛

8‏‏‏ ـ امتناع از ارائه نسخه ای از اسناد تنظیمی، مدارک تنظیم سند و رونوشت به اشخاصی که برابر مقررات حق دریافت دارند و یا تسلیم آن‌ها به اشخاصی که حق دریافت ندارند؛

9‏ـ عدم پرداخت ده درصد سهم کانون و پانزده درصد سهم دفتریار از حق‌التحریر ظرف مهلت مقرر؛

10ـ صدور گواهی امضا اوراقی که مفاد آن تعهد مالی تلقی شود؛

11ـ ثبت واقعه ازدواج و طلاق و خدمات فرعی خارج از محل دفترخانه؛

12‏‏‏ـ عدم درج مراتب ثبت وقایع ازدواج و طلاق در شناسنامه زوجین؛

13ـ ثبت طلاق رجعی بدون تنظیم صورت‌جلسه؛

14ـ اهمال در حفظ و نگهداری دفاتر، اسناد و سوابق الکترونیکی و مهرها و رمزنگار (توکن)؛

15‏‏‏ـ ایجاد اختلال و رفتار توهین‌آمیز هریک از اعضاء در جلسات هیأت مدیره کانون؛

16 ـ برگزاری یا شرکت سردفتر ازدواج در مراسم مغایر شعائر و موازین اسلامی؛

17‏‏‏ـ هرگونه فعالیت غیرمجاز در فضای مجازی و رسانه‌های گروهی از قبیل تولید و انتشار اخبار واهی و بی‌اساس؛

18‏‏ـ تغییر محل استقرار دفترخانه بدون موافقت اداره ثبت محل؛

19ـ اخلال در تشکیل جلسات کانون سردفتران و دفتریاران؛

20ـ عدم شرکت در دوره‌های آموزشی که توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود، بدون عذر موجه؛

تـ تخلفات‌ زیر‌ مستوجب‌ انفصال‌ موقت‌ از شش‌ ماه‌ تا دو سال‌ است:

1‏ـ حضور و دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه؛

2ـ ممانعت از انجام بازرسی قانونی؛

3ـ عدم اسکن دفاتر در مهلت تعیین شده در تبصره ماده 35 آیین‌ نامه؛

4‏‏‏ـ عدم ممانعت کفیل دفترخانه از حضور و دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر یا دفتریار منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به اداره ثبت محل؛

5 ـ اخذ حق التحریر مازاد بر تعرفه قانونی چنانچه مبلغ اضافه دریافتی تا دوبرابر مبلغ مقرر باشد؛

6 ـ عدم پرداخت ده درصد سهم کانون و پانزده در صد سهم دفتریار از حق التحریر در ظرف مهلت مقرر، برای بار دوم؛

7‌ـ قصوری که منتهی به ثبت سند معارض گردد؛

8‌ ـ خودداری از تحویل مدارک و اسناد دفترخانه در موارد تعلیق و انفصال موقت، به کفیل یا ثبت محل؛

9ـ غیبت غیرموجه بیش از یک ماه؛

10‏‏‏ـ تغییر محل دفترخانه به شهر یا محلی غیر از آنچه در ابلاغ سردفتر تعیین شده است؛

11ـ تنظیم سند برخلاف قوانین، آیین‌ نامه‌ها، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوط در صورت داشتن یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف؛

12ـ اخلال در انتخابات کانون سردفتران و دفتریاران؛

13‏‏‏ـ تقلب در رأی‌گیری و شمارش آراء؛

14‌ـ تهدید، تطمیع یا اغواء افراد برای رأی دادن به شخص یا اشخاص خاصی از داوطلبان عضویت در کانون سردفتران و دفتریاران ؛

15‌ـ قبول و دریافت حقوق مالی زوجین که باید به اجرای احکام دادگستری و یا صندوق ثبت تودیع گردد؛

16‏‏‏ـ ثبت رجوع به مابذل و رجوع به زوجیت خارج از موعد مقرر شرعی و قانونی؛

17ـ هرگونه فعالیت تبلیغی برای ثبت وقایع ازدواج و طلاق به نحو غیرمتعارف؛

18‌ـ ثبت طلاق بدون تأدیه حقوق مالی زوجه به نحو مقرر در حکم قطعی دادگاه؛

19ـ اجرای صیغه ازدواج و طلاق بدون رعایت موازین شرعی؛

ث‌ـ تخلفات‌ زیر مستوجب‌ انفصال‌ دائم است:

1ـ عدم ممانعت کفیل دفترخانه از حضور یا دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر یا دفتریار منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به اداره ثبت محل در صورتی که دارای یک‌بار سابقه محکومیت انتظامی به این تخلف باشد؛

2‌ـ تقصیری که‌ منتهی به‌ ثبت‌ سند معارض‌ گردد؛

3‌ـ اخذ حق‌التحریر مازاد بر تعرفه قانونی چنانچه مبلغ اضافه دریافتی بیش از دو برابر مبلغ مقرر باشد؛ و همچنین در صورت داشتن سابقه محکومیت انتظامی به لحاظ ارتکاب این تخلف؛

4‏‏‏ـ اشتغال به شغل منافی سردفتری و دفتریاری؛

5‏‏‏ ـ ثبت نکاح زوجه که در قید زوجیت دیگری و یا در عده طلاق یا عده وفات قرار دارد؛

6‌ ـ ثبت ازدواج افراد کمتر از سن قانونی بدون حکم دادگاه؛

7ـ ثبت ازدواج بدون رضایت ولی زوجه در موارد لزوم اذن؛

8 ـ ثبت ازدواج مرد متأهل بدون حکم دادگاه؛

9ـ ثبت طلاق بدون اخذ گواهی عدم بارداری در موارد مقرر در قانون؛

10ـ ثبت ازدواج تبعه بیگانه با ایرانی بدون رعایت مقررات؛

11ـ ثبت هریک از موجبات انحلال نکاح یا اعلام بطلان نکاح یا طلاق بدون حکم دادگاه یا گواهی عدم امکان سازش؛

12ـ ثبت ازدواج بدون اخذ آزمایش‌های پزشکی لازم برابر قوانین و مقررات.

مبحث دوم‌: آیین دادرسی

ماده66‏ ـ مراجع قضایی در اجرای ماده 13 قانون مکلفند به محض اینکه در پرونده‌ای علیه سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران کیفرخواست یا حکم قطعی و غیرقطعی صادر می‌گردد، یک نسخه از آن را به صورت الکترونیک به سازمان ارسال نمایند.

ماده67‏‏ ـ رسیدگی مقدماتی به شکایت اشخاص از سردفتران اسناد رسمی، ازدواج و طلاق و دفتریاران با بررسی موضوع در محل دفترخانه و تنظیم صورت‌مجلس بازرسی توسط بازرسان سازمان ثبت، کانون و یا هیأت‌های مخصوص از سوی قوه‌قضاییه یا نمایندگان وزارت امور اقتصادی و دارائی برای امور مالیاتی، آغاز می‌شود. بازرس موظف است گزارش مأموریت خود را به -انضمام صورت‌مجلس تنظیمی که در برگیرنده پاسخ سردفتر یا دفتریار به همراه اظهارنظر خود است، به مرجع اعزام‌کننده تحویل دهد. مرجع اعزام‌کننده موظف است صورت‌مجلس مذکور را به اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تحویل دهد.

ماده68‏‏‏ ـ مدیرکل ثبت استان در صورت تشخیص وقوع تخلف، مراتب را با استناد به مقررات به دادستان یا جانشین او اعلام می‌کند. دادستان یا جانشین او پس از بررسی پرونده به شرح ذیل اقدام می‌نماید:

الف‏‏‏‌ ـ در صورت تخلف نبودن رفتار ارتکابی یا فقد دلیل یا شمول مرور زمان حسب مورد نسبت به قرار منع یا موقوفی تعقیب اقدام می‌نماید.

ب‌ ـ در صورتی که پرونده را ناقص تشخیص دهد شخصاً یا از طریق مدیرکل ثبت استان نسبت به رفع نقص اقدام می‌نماید. در غیر این صورت، پرونده را با صدور کیفرخواست به دادگاه ارسال خواهد کرد.

ماده69 ـ در متن کیفرخواست علاوه بر ذکر مشخصات کامل سردفتر و یا دفتریار، باید به نوع، دلایل و مدارک مبتنی بر تخلف و سوابق کیفری و انتظامی آن‌ها، تشریحاً اشاره گردد.

ماده70‏‏‏ـ ابلاغ کیفرخواست و دادنامه و دیگر اخطاریه ها به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.

ماده71ـ مدت پاسخ سردفتر و دفتریار به کیفرخواست ده روز از تاریخ ابلاغ می‌باشد و با درخواست متقاضی و موافقت مدیرکل ثبت استان برای ده روز قابل تمدید است. سردفتر یا دفتریار می‌تواند در پاسخ به کیفرخواست کلیه دلایل و اسنادی را که حاکی از برائت خود می‌داند همراه با لایحه دفاعیه به صورت الکترونیکی به دادگـاه ارســال نماید و چنانچه درخواست حضور در جلسه رسیدگی داشته باشد، در لایحه قید نماید. در این صورت به تشخیص دادگاه از متقاضی برای شرکت در جلسه دادگاه دعوت به عمل می‌آید. عدم حضور متقاضی مانع رسیدگی نخواهد بود.

ماده72ـ هرگاه در حین بررسی تخلف در اداره کل ثبت استان، یا رسیدگی در دادسرا یا دادگاه، رفتار ارتکابی، جرم تشخیص داده شود، ضمن رسیدگی به تخلف انتظامی مراتب با تصریح به دلایل و مستندات قانونی جرم به مرجع صالح قضایی اعلام می‌شود.

ماده73‏‏‏ـ ابلاغ رأی بدوی و تجدیدنظرخواهی از آن به شرح زیر انجام می گیرد:

الف‏‏‏‌ ـ رأی دادگاه انتظامی به فردی که تخلف انتظامی به او منتسب شده است و دادستان یا جانشین وی در استان به صورت الکترونیک ابلاغ می‌شود.

ب‏‏‏‌ـ مجازات‌های انتظامی درجه 1 و 2 قطعی و از درجه 3 به بالا ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ حکم قابل تجدیدنظر است.

پ‏ ـ درخواست تجدیدنظرخواهی باید به دادگاه بدوی انتظامی ارسال شود، دادگاه بدوی پرونده را به انضمام درخواست مزبور با تصریح به رعایت مهلت تجدیدنظرخواهی به دادگاه تجدیدنظر انتظامی ارسال می دارد.

تبصره‌ ـ دادستان یا جانشین او مجاز به تجدیدنظرخواهی نسبت به کلیه آراء صادره بر محکومیت یا برائت متهم، ظرف مدت ده روز از تاریخ ابلاغ خواهد بود.

ماده74‏‏‏ـ موارد امتناع یا رد اعضای دادگاه‌های انتظامی و تجدیدنظر و دادستان و دادیاران و اعضای علی البدل، همان مواردی است که در ماده (91) قانون آیین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امور مدنی ذکر شده است.

تبصره1ـ صرف اعلام گزارش تخلف و ارجاع آن جهت رسیدگی انتظامی مانع از شرکت در دادگاه به عنوان عضو انتظامی نیست.

تبصره2ـ سازمان مکلف است هر ماه پاداش مناسبی با توجه به تعداد جلسات دادگاه‌ها و پرونده های رسیدگی شده به اعضای دادگاه‌ها بپردازد.

مقررات مربوط به بیمه

ماده75‏‏‏ـ سردفتران مکلفند به شرح بند (1) ماده واحده قانون توزیع حق‌التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده (54) قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1373 ده درصد از حق‌التحریر دریافتی هر ماه را به‌عنوان حق بیمه درمان و بازنشستگی به صورت الکترونیکی به حساب خاصی که بدین منظور با نظارت سازمان و به نام کانون مرکز افتتاح شده است، واریز کنند.

ماده76‏‏‏ـ کانون مرکز مکلف است از محل حساب بیمه، کلیه سردفتران و دفتریاران و افراد تحت تکفل آنان را بیمه نماید و برای تأمین بیمه درمانی مذکور به طرق مقتضی از جمله انعقاد قرارداد با سازمان‌ها و شرکت‌های بیمه و یا مراکز درمانی مجاز و پزشکان در سراسر کشور اقدام کند. کانون مرکز می‌تواند انجام بخشی از امور اداری اجرای این ماده را به کانون استان‌ها، تفویض نماید.

تبصره1ـ منظور از بیمه، پوشش الزامی است که بر مبنای قانون و آیین‌ نامه، سردفتران و دفتریاران شاغل، بازنشسته و ازکارافتاده و افراد خانواده آن‌ها و همچنین وراث تحت تکفل حین‌الفوت سردفتر یا دفتریار متوفی را از حیث پرداخت هزینه‌های درمانی، حقوق بازنشستگی، مستمری ازکارافتادگی، بیکاری و حقوق وظیفه مورد حمایت و پشتیبانی قرار می‌دهد.

تبصره2ـ منظور از حساب بیمه، حسابی است که کلیه وجوه حاصل از ماده (165) قانون مالیات‌های مستقیم مصوب 1345 با اصلاحیه بعدی و ماده واحده قانون تأمین اعتبار جهت اجرای مواد (10)، (11)، (57) و (68) قانون دفــاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1367 و بند (1) ماده واحــده قانــون توزیع حق‌التحریر دفاتر اســناد رسمی موضوع ماده (54) قانون دفاتر اسناد رسمی، واریز شده یا می شود و کانون سردفتران و دفتریاران تهران در یکی از بانک‌های دارای مجوز از بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران مبادرت به افتتاح آن می‌نماید.

ماده77‏‏‏ـ کانون مرکز مکلف است حداکثر تا پایان دی ماه هر سال، تعرفه حق بیمه بازنشستگی، درمان و امور رفاهی، هزینه های اداری، پرسنلی، تجهیزات، تعمیر، نگهداری، ایجاد و تکمیل ساختمان و دیگر مصارف سرمایه ای کلیه کانون‌ها را برای سال بعد تنظیم و جهت تصویب به سازمان ارسال و پس از تأیید رییس سازمان اجرا نماید.

تبصره‌ـ رییس سازمان حداکثر تا پایان اسفند ماه هر سال، بودجه تصویبی سال بعد را جهت اجرا به کانون ابلاغ می‌نماید.

ماده78‏‏‏ـ رییس سازمان شخص خبره و امینی را برای اداره محاسبات دریافت و پرداخت وجوه بیمه بازنشستگی و نظارت مستمر بر عملیات حساب بیمه، به‌عنوان مدیر داخلی برای مدت دو سال منصوب می‌کند تا تحت نظر هیأت مدیره کانون مرکز انجام وظیفه نماید. عزل وی در طول دوره مذکور و انتخاب مجدد برای یک دوره دو ساله دیگر بلامانع است. مدیر داخلی مکلف است گزارش سالانه عملیات را که به تأیید یک مؤسسه حسابرسی رسمی رسیده باشد، حداکثر تا پایان تیرماه سال بعد به رییس سازمان تسلیم نماید. حق الزحمه مدیر داخلی توسط هیأت مدیره کانون مرکز تعیین و پرداخت می‌شود.

ماده79ـ سردفتر یا دفتریار می‌تواند افراد تحت تکفل خود را جهت استفاده از خدمات بیمه درمان به کانون مرکز معرفی نماید و کانون مرکز مکلف است طبق مقررات امکان استفاده آن‌ها از خدمات بیمه ای را فراهم کند. افراد تحت تکفل سردفتر یا دفتریار عبارتند از:

الف‏‏‏‌ ـ زوجه دائم سردفتر یا دفتریار؛

ب‏‏‏‌ ـ زوج دائمی سردفتر یا دفتریار مشروط به اینکه معاش او توسط سردفتر یا دفتریار تأمین شود و سن وی بالاتر از 60 سال شمسی باشد یا طبق نظر کمیسیون موضوع ماده (86) آیین‌ نامه، ازکارافتاده شناخته شود؛

پ‌ ـ فرزند ذکور سردفتر یا دفتریار در صورت عدم اشتغال به ‌کار تا بیست سال تمام شمسی و در صورت تحصیل در یکی از مراکز آموزش عالی داخل یا خارج کشور مورد تأیید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری تا سن بیست و پنج سالگی.

تبصره‌ـ در صورتی که کمیسیون موضوع ماده (86) آیین‌ نامه فرزند ذکور سردفتر یا دفتریار را به علت نقص عضو یا بیماری ازکارافتاده تشخیص دهد، شرط سنی موضوع این بند اعمال نمی‌شود.

ت ‏‏‏ ـ فرزند اناث سردفتر یا دفتریار در صورت نداشتن شغل یا شوهر؛

ث‏‏‏ ـ هریک از پدر و مادر سردفتر یا دفتریار که شاغل نبوده و حقوق بازنشستگی یا مستمری یا وظیفه دیگری دریافت نمی کند، مشروط به اینکه پدر بیش از شصت سال و مادر بیش از پنجاه و پنج سال سن داشته یا طبق نظر کمیسیون موضوع ماده (86) آیین‌ نامه ازکارافتاده شناخته شود و سردفتر یا دفتریار هریک از آنان را کتباً به کانون معرفی کرده باشد؛

ج‌ـ نوادگان تحت کفالت قانونی سردفتر و دفتریار با لحاظ بندهای (پ) و (ت) این ماده.

مبحث دوم‏‏: مقررات مربوط به بازنشستگی

ماده80‏‏‏ ـ سردفتر و یا دفتریار مکلف است حداقل شش ماه قبل از فرارسیدن موعد بازنشستگی الزامی، مراتب را کتباً جهت انجام مقدمات لازم به سازمان و کانون مرکز اعلام نماید.

تبصره‌ـ سازمان جهت اعلام بدهی های مسلم ناشی از شغل سردفتران و دفتریاران، مراتب را به سازمان امور مالیاتی کشور و اداره کل ثبت محل ابلاغ می‌نماید.

ماده81 ـ سازمان ظرف مدت یک ‌ماه پس از ابلاغ حکم بازنشستگی یا ازکارافتادگی سردفتر یا دفتریار یا خاتمه خدمت آن‌ها به علت استعفا یا صدور حکم قطعی به انفصال دائم یا سلب صلاحیت، مراتب را به کانون مرکز اعلام می‌نماید.

تبصره‌ ـ کانون مرکز مکلف است با توجه به مدت اشتغال اعلام شده از طرف سازمان نسبت به برقراری حقوق بازنشستگی یا مستمری سردفتر یا دفتریار اقدام نماید.

ماده82‏‏‏ ـ سردفتر یا دفتریاری که به سن قانونی بازنشستگی می رسد الزاماً بازنشسته می‌شود و تحت تعقیب کیفری، انتظامی و یا تحمل مجازات یا در حال تعلیق و یا انفصال موقت بودن سردفتر و دفتریار نیز مانع صدور حکم بازنشستگی نیست.

ماده83 ‏‏‏ـ پس از ابلاغ حکم بازنشستگی، ازکارافتادگی یا خاتمه خدمت به علت استعفای سردفتر یا دفتریار، حسب مورد مستحق دریافت حقوق بازنشستگی، مستمری و سایر امتیازات مندرج در آیین‌ نامه می‌شود.

تبصره‌ ـ برقراری حقوق بازنشستگی، مستمری و وظیفه سردفتر یا دفتریار منوط به پرداخت کامل ده ‌درصد موضوع ماده ی (75) آیین‌ نامه و سایر بدهی‌های وی به کانون مرکز است.

ماده84 ‏‏‏ـ در مواردی که سردفتر یا دفتریار مستعفی شود، در صورت داشتن حداقل پانزده سال تمام سابقه اشتغال و پرداخت حق بیمه موضوع ماده (75) آیین‌ نامه، پس از رسیدن به سن 60 سال تمام می‌تواند از بیمه ی درمانی و نیز دریافت مستمری به نسبت سنوات مدت اشتغال، برخوردار شود.

تبصره‌ 1ـ سردفتران و دفتریاران مستعفی با سابقه اشتغال کمتر از پانزده سال تمام یا منفصل دائم از خدمت یا سلب صلاحیت شده، بازخرید می شوند و صرفاً بیست و پنج درصد از ده درصد موضوع ماده (75) آیین‌ نامه پرداختی دفترخانه ای که در آن اصیل بوده اند، به هریک از آنان پرداخت شده و هرگونه رابطه ی آنان با کانون قطع می‌گردد.

تبصره2 (الحاقی 1402/03/24)ـ مدت نظام وظیفه، با ارائه مدرک معتبر مشروط به واریز مابه‌التفاوت حق بیمه و بازنشستگی دو سال آخر خدمت به صندوق کانون به عنوان سنوات بازنشستگی محاسبه می‌گردد.

ماده85‏‏ ـ سردفتران یا دفتریارانی که علاوه بر بیست و پنج سال سابقه ی اشتغال در مشاغل سردفتری یا دفتریاری سابقه ی پرداخت حق بیمه و بازنشستگی به سایر صندوق های بازنشستگی را دارند و با احتساب آن سابقه، مدت اشتغال آن‌ها به سی سال تمام می‌رسد؛ در اجرای ماده ی (10) قانون می توانند بازنشسته شوند، لیکن حقوق بازنشستگی ایشان به نسبت سنوات پرداخت حق بیمه و بازنشستگی به صندوق کانون محاسبه و پرداخت می‌شود.

تبصره1ـ حق بیمه و بازنشستگی پرداختی به صندوق یا صندوق‌های بازنشستگی دیگر قابل انتقال به صندوق کانون نیست.

تبصره2ـ کلیه سردفتران و دفتریاران مشمول استفاده از مزایای مقرر در قانون جامع خدمات رسانی به ایثارگران می باشند.

ماده86‏‏ ـ در صورتی که توسط کمیسیون متشکل از نمایندگان سازمان، کانون مرکز و سازمان پزشکی قانونی، ازکارافتادگی دائم سردفتر یا دفتریار احراز شود تا کمتر از ده سال معادل ده سال و بیش از ده سال به نسبت سنوات مشمول دریافت مستمری می‌شوند.

ماده87‏‏ ـ حقوق بازنشستگی سردفتران و دفتریارانی که برابر قانون و آیین‌ نامه بازنشسته می شوند، به نسبت سنوات اشتغال و حداکثر سی سال، محاسبه و پرداخت می‌شود.

تبصره1ـ مبنای حقوق بازنشستگی، همه ساله با لحاظ مقتضیات، از جمله موجودی حساب بیمه و هزینه های زندگی، نرخ تورم اعلام شده توسط بانک مرکزی و میزان افزایش حقوق بازنشستگان سایر صندوق‌ها بنا به پیشنهاد کانون و تصویب رییس سازمان تعیین می‌شود.

تبصره2ـ حقوق بازنشستگی دفتریاران، معادل هشتاد درصد حقوق سردفتران مطابق آیین‌ نامه تعیین می‌شود.

تبصره3ـ در صورت فوت سردفتر یا دفتریار شاغلی که کمتر از ده سال سابقه اشتغال دارد، افراد تحت تکفل وی به نسبت سنوات ده ساله، از حق دریافت مستمری و استفاده از سی درصد سهم بیمه درمانی و هزینه های درمانی برخوردار می‌شوند؛ و چنانچه بیش از ده سال سابقه اشتغال داشته باشد، افراد تحت تکفل نسبت به سنوات اشتغال مشمول دریافت مستمری و استفاده از بیمه خدمات درمانی خواهند بود.

ماده88‏‏ ‏ـ از تاریخ تصویب آیین‌ نامه، در صورت فوت سردفتر یا دفتریار شاغل یا بازنشسته حقوق مستمری برابر مقررات، به تساوی به افراد تحت تکفل وی پرداخت می‌شود. در صورت استخدام یا اشتغال به کار هریک از افراد مستحق دریافت حقوق مستمری ( به استثنای زوجه متوفی)، در یکی از دستگاه‌ها، سازمان‌ها و نهادهای دولتی و عمومی و مؤسسات خصوصی، مستمری وی قطع می‌شود.

تبصره1ـ زوجه دائم سردفتر یا دفتریار متوفی چنانچه شاغل یا بازنشسته یا ازکارافتاده کانون یا مراجع دیگر باشد، مشمول دریافت مستمری موضوع این ماده می‌شود و ازدواج وی مانع دریافت مستمری نیست و در صورت فوت شوهر بعدی و استحقاق دریافت مستمری از حقوق وی، بیشترین مستمری ملاک عمل قرار می‌گیرد. فرزنـدان اناث در صـورت نداشتن شغل یا شوهر و فرزندان ذکور تا سن بیست سالگی و بعد از آن منحصراً در صورتی‌که معلول ازکارافتاده نیازمند باشند یا اشتغال به تحصیلات دانشگاهی داشته باشند، حسب مورد از کمک‌هزینه اولاد، بیمه و مستمری بازماندگان یا حقوق وظیفه والدین خود برخوردار می‌گردند .

تبصره2ـ در صورت قطع مستمری هریک از افراد مستحق دریافت مستمری موضوع این ماده، سهم وی بالسویه بین دیگر مستمری‌بگیران از حقوق متوفی یا به سهم فرد منحصر اضافه می‌شود.

تبصره 3 (الحاقی 1402/03/24)ـ در هرمورد در مواد آیین نامه که به افراد تحت تکفل تصریح شده است، ملاک مصادیق افراد مذکور در ماده 79 آیین نامه می‌باشد.

ماده89‏‏‏ ـ سردفتران و دفتریاران اول با آخرین سمتی که شاغل باشند مطابق مقررات آیین‌ نامه بازنشسته خواهند شد، لیکن چنانچه سردفتر سابقه دفتریاری داشته باشد در صورتی از مزایای سردفتر بازنشسته بهره‌مند می‌شود که حداقل 5 سال در سمت سردفتری اشتغال داشته باشد. درهرحال، سابقه خدمت دفتریاری اول سردفتر، به‌عنوان سنوات خدمت وی محاسبه می‌گردد.

ماده90ـ توقیف و برداشت از حقوق بازنشستگی سردفتر و دفتریار و مستمری‌بگیران مطابق مقررات و عمومات قانونی است.

تبصره‌ ـ در صورت کشف بدهی سردفتر یا دفتریار به کانون، تهاتر آن در هر مرحله از اختیارات کانون است.

ماده91ـ کانون موظف است هرگاه به سبب فوت، انفصال، استعفا یا تعلیق سردفتر یا علل مشابه دفترخانه تعطیل و دفتریار شاغل بیکار شود و کفالت دفترخانه دیگری را بر عهده نداشته باشد، حداکثر تا دو سال ماهانه مبلغی به‌عنوان کمک‌هزینه معاش، به شرح زیر از محل حساب بیمه به وی پرداخت کند:

الف‏‏‏ ـ به دفتریاری که سابقه اشتغال وی تا پنج سال تمام است، ماهانه یک پنجم حقوق کامل بازنشستگی دفتریار؛

ب‏‏‏ ـ به دفتریاری که سابقه اشتغال وی بیش از پنج سال تمام تا ده سال تمام باشد، ماهانه یک سوم حقوق بازنشستگی دفتریار؛

پ‏‏‏ ـ به دفتریاری که سابقه اشتغال وی بیش از ده سال و تا پانزده سال تمام باشد، ماهانه یک دوم حقوق بازنشستگی دفتریار؛

ت‏‏‏ـ به دفتریاری که سابقه اشتغال وی بیش از پانزده سال تمام باشد، ماهانه کمک هزینه معادل حقوق بازنشستگی به نسبت مدت اشتغال دفتریار.

تبصره ـ دفتریاران مشمول این ماده در صورتی از کمک هزینه مذکور برخوردار می گردند که حداکثر ظرف دو ماه از تاریخ آغاز بیکاری، تقاضای خود را به کانون تسلیم کنند.

ماده92ـ از تاریخ تصویب آیین‌ نامه، آیین‌ نامه‌ها و مقررات مغایر با آن به شرح زیر نسخ می‌شوند:

الف‏‏‏ـ آیین‌ نامه‌های بند 4 ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 و مواد 14 ـ 17 ـ 19ـ 20 ـ 24 ـ 28 ـ 37 و 53 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 17‏‏‏/10‏‏‏/1354 وزیر دادگستری با اصلاحیه‌های بعدی؛

ب‏‏‏ ـ نظام‌نامه (آیین‌ نامه) دفاتر اسناد رسمی مصوب 14 اردیبهشت 1317 وزارت عدلیه با اصلاحیه های بعدی؛

پ‏‏‏ ـ آیین‌ نامه بیمه و بازنشستگی سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی مصوب 12 آبان 1381 رییس قوه قضائیه با اصلاحیه های بعدی؛

ت ‏‏‏ـ آیین‌ نامه مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران اول مصوب 24‏‏‏/9‏‏‏/84 رییس قوه قضائیه؛

ث‏‏‏ ـ آیین‌ نامه اصلاحی ماده 61 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 27‏‏‏/2‏‏‏/1379 رییس قوه قضائیه.

ماده93ـ این آیین‌ نامه مشتمل بر 93 ماده و 65 تبصره در تاریخ 28/12/1399 به تصویب رییس قوه‌قضاییه رسید.

رئیس قوه قضاییه ـ سیدابراهیم رئیسی